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【Toodledo】Folderをどう使うか

公開日: : Toodledo

1.Toodledoを、Due Date+Folderで、シンプルに使う

(1) 私は、Due Date+Folderの、シンプルな運用

私は、Toodledoを使ってタスクを管理しています。Toodledoは、豊富な機能を持つタスク管理システムです。でも、私がToodledoでしていることは、すごく単純なことです。

私にとって、Toodledoは、基本的には、締め切りと案件を管理するタスクリストです。Toodledoが用意している豊富な機能のうち、主に使っているのは、締め切りを管理するDue Dateと案件を管理するFolderだけです。

Toodledoを使う(7) 「タスクリスト+締め切り+案件」でシンプルなタスク管理

(2) Folderを掘り下げる

Due Dateについては、以前少し書きました。Due Dateがかなり大切なので、Due Dateの使い勝手を高めるため、Start Dateをあえて使わない、というようなことです。

タスクの開始には、Start Dateを使わずに、タスクを開始するタスクを作る(Toodledo)

今回は、もうひとつの要素であるFolderを掘り下げてみます。

2.Folderという要素と、Folderの可能性

Folderの使い方を掘り下げる前提として、ToodledoのFolderがどんな特徴を持っているか、を確認して、一般的にFolderはどんな使い方を許容するのか、を考えてみます。

(1) Folderという要素の特徴

a.ひとつのタスクが所属できるFolderの数は、ひとつだけ

まず、Folderという名前のとおり、Folderはタスクの入れ物です。Toodledoは、Folderにタスクを収納することによって、タスクを整理する、ということを想定しているようです。

そのため、ひとつのタスクは、ひとつのFolderにしか入れることができません。ひとつのタスクを同時に複数のFolderに入れる、ということは、Toodledoでは、許されていません。

ひとつのタスクが所属できるFolderがひとつだけ、という点が、ToodledoにおけるFolderとTagの違いです(Tagは、ひとつのタスクに複数のTagを付与できます)。

b.Folderは、何個でも自分の好きなように作ることができる

次に、Folderは、何個でも作ることができます。個数に制限はありません。たぶん。

また、自分の好きなように作ることができます。あらかじめ決まっているものの中から選ぶ、というわけではありません。

c.Folderは、アーカイブできる

最後に、Folderは、アーカイブすることができます。

アーカイブとは、データを残したままで、見えなくすることです。もう使わないFolderをアーカイブすれば、そのFolderは、Folderリストから見えなくなります。でも、アーカイブしたFolderも、Toodledoから消えていません。ですから、後日、必要に応じて、復活させたり、参照したりすることができます。

アーカイブできるかどうかが、ToodledoにおけるFolderとContextの違いのひとつです(Contextは、アーカイブできません)。

(2) Folderの使い方の可能性

これらのFolderの特徴を前提にして、Folderを、どのように使うことができるでしょうか。代表的な使い方の可能性を、整理してみます。

a.ペルソナごと

まず考えられるのが、Folderをペルソナごとに使う、という方法です。これは、北真也さんが採用している方法なので、けっこうメジャーな方法です。

Toodledoの使い方 第7回 タスクをFolderとContextで立体的に管理する | シゴタノ!

Toodledoの使い方 第13回 管理におけるプロジェクトと実行におけるコンテキスト(前編) | シゴタノ!

447ブログで紹介されていたFolderの使い方も、これと共通します。

447ブログ: Toodledo初心者向け:フォルダの使い方

b.GTDの枠組みに対応させて

次に、GTDの枠組みに対応させるためにFolderを使う、という方法があります。

Toodledoは、GTDのための道具としても、使うことができます。

公式ブログには、英語ですが、GTDのためにToodledoを使う方法が解説されています。

Toodledo : Getting Things Done® (GTD®)

この日本語訳(非公式)がこちら。

Toodledoで始めるGTD®(GettingThingsDone®) | Toodledo Tips Blog

ToodledoをGTDのための道具として使っている方の実例は、こちら。

ストレスフリーの整理術を元にToodledoでGTD設定してみた | りんご人

『ストレスフリーの整理術』にあわせて、Folderを作っている実例です。

なお、GTDのためのToodledoを使うなら、Folderだけでなく、ContextやTagを併用することになると思われます。

c.案件ごと

最後に、案件ごとにFolderを作る、という方法があります。

多くのタスクは、そのタスク単体で何らかの意味があるわけではなく、何らかの目的を達成するための手段の一部です。この意味で、多くのタスクは、何らかの上位の目的などによってグループ分けすることができます。

このグループ分けが、案件ごと、です。

この案件には、

  • Aくんの結婚式二次会幹事
  • 本を出版する
  • 研修会の講師をする

といった、終わりのある単発のプロジェクトもあれば、

  • 連載原稿を書く
  • 大学の授業をする
  • 月例報告をする

などの継続的なプロジェクトもあります。

3.私の使い方=案件ごとにFolderを作る(現時点で約50個)

(1) 案件ごとにFolderを作る

このように可能性がある中で、私が採用しているFolderの使い方は、案件ごとです。

a.私のToodledoが管理しているタスクの概観

私のToodledoが管理しているのは、私の仕事上のタスクと、プライベート上のタスクの両方です。

まず、私の仕事は、複数の案件が並行して進む、というタイプの仕事です。

個々の案件に取り組み始めてから終わるまでの期間は、短ければ1,2週間~1,2ヶ月くらいで、平均は半年くらい、長いものだと年単位です。常時、40~50くらいの案件が同時並行で走っています。

そこで、私のToodledoは、これらの案件のタスクを管理しています。

また、社内業務や個人的な勉強に関連するタスクもあります。私のToodledoは、これらのタスクも管理しています。

プライベートに目を転じると、まず、「家事」とか「子育て」というような終わりのない継続的なものに分類できるタスクがあります。それから、「沖縄旅行」とか「引っ越し」とか「●●勉強会懇親会」のような、いつか完了するプロジェクトに属するタスクがあります。

b.ToodledoのFolder

私は、これらの案件ごとにタスクを整理するために、Folderを作っています。ひとつの案件ごとに、ひとつのFolderです。

そのため、私のToodledoには、常に50~60くらいのFolderが並んでいます。

(2) Folderの数が増えることのデメリット

ToodledoのFolderは、10個程度なら快適に使えるのですが、50個くらいになると、多少不便です。デメリットは、次の2つです。

a.タスクにFolderを追加するのが面倒

まず、タスクにFolderを追加するのが面倒です。

私は、締め切りと案件でタスクを管理しているため、Toodledoに保存するすべてのタスクに、締め切りとしてDue Date、案件としてFolderを追加しています。

Toodledoで、タスクにFolderを追加するには、Folder一覧のドロップダウンリストから、目的のFolderを選択する必要があります。

Folderの数が、10個程度であれば、この選択は面倒ではありません。でも、Folderの数が50個くらいになると、この選択は、けっこう面倒です。

(たとえば、Folder選択欄に文字を入力すると、それに応じて候補のFolderが絞られる、というような機能がToodledoに用意されていれば、この問題は解消するのですが……。(Nozbeには、この機能がありました。))

b.FolderビューでFolderを選ぶためにスクロールしなければいけない

次に、Folderビューで、Folderを選ぶことが、多少面倒です。Folderビューは、Folderごとにひとつのタスクリストを作ってくれるビューです。Folderビューを使うには、どのFolderのタスクを表示するかを、左サイドバー上で選択する必要があります。

でも、Folderの数が50を超えると、左サイドバーに並ぶFolderが、一画面では収まりません。どのFolderのFolderビューにするかを選択するために、画面をスクロールする必要があります。

(3) それでもFolderを案件ごとに使う意味

このように、私の使い方では、Folderの数が50個程度になってしまい、そのことには小さくないデメリットもあります。しかし、それでも私は、Folderを案件ごとに使っています。

それは、次の2つのメリットがあるからです。

a.案件ごとにタスクを把握できる

ひとつは、案件ごとにタスクを把握できることです。

私の仕事は、常時40~50の案件が同時並行で走っているため、率直に言って、すべての案件を毎日進めることは不可能ですし、すべての案件を頭の中で把握することも不可能です。

でも、放置していれば、その案件は何も進みません。そのため、自分なりに案件を管理して進めていく必要があります。

このときに、案件ごとにタスクを整理できる、というのは、とても便利です。たとえば、この案件は、今日これをやって、来週これをやって、来月これをやって、半年後に片付けよう、というようなことを、案件単位で計画することができます。

案件単位でタスクを管理することによって、自分が抱えるごちゃごちゃしたタスクに、かなりはっきりした秩序が生まれて、気持ちがすっきりします。

b.案件ごとに完了タスクの情報を蓄積できる

もうひとつは、完了タスクの情報を、案件ごとに整理して蓄積できることです。

私は、iftttを使って、Toodledoのタスクを1Folderにつき1つのスプレッドシートでGoogleドライブに蓄積する、ということをやっています。

Toodledoの完了タスクを、ifttt経由で、Googleドライブのスプレッドシートに記録する

これを設定しておくと、Toodledoで完了にしたタスクは、1Folder1スプレッドシートで、Googleドライブに蓄積されます。

Folderごとに自動で整理されているので、このスプレッドシートは、次の2つの場面で活躍します。

ひとつは、その案件のログとして、です。Googleドライブには、そのFolderに属するどんなタスクが、いつ、完了になったかが、淡々と時系列で記録されていきます。これを見れば、かなりの精度で、自分が、その案件のために、いつ、何をしたか、がわかります。

もうひとつは、その案件のマニュアルとして、です。新しく取り組むことになった案件が、過去に取り組んだ案件とある程度共通する、ということは、よくあることです。このときは、過去に取り組んだ案件の記録が、何かと役に立ちます。とりわけ、過去の案件を片付けるために、いつ、どんなことをやったのか、という細かい記録は、新しい案件のためのマニュアルとして、大きな力を発揮する可能性があります。

(4) 【参考】Folder名の付け方

最後に、参考として、私のFolder名の付け方をまとめます。

a.自動ではないけれど、アルファベット順の並べ替え機能がある

まず、ToodledoのFolderは、アルファベット順で並べ替えることができます。移動的に並ぶのではなく、Folderの設定画面(Manage Folders)という画面で、「reorder alphabetically. 」というオプションにチェックを入れた上で、保存をすれば、アルファベット順に並びます。

そこで、アルファベット順を活用して、Folder名をつけるのが合理的です。

b.Folder名の付け方

(a) 昔のEvernoteのノートブック命名Tipsが参考になる

アルファベット順で並ぶというのは、Evernoteのノートブックと同じルールなので、Evernoteのノートブックの整理法について書かれている情報が参考になります。

ただ、現時点では、Evernoteのノートブックには、スタックというかなり便利なものが用意されています。Toodledoには、スタックに相当するものがありません。そこで、基本的には、スタックが登場する前のEvernoteのノートブック命名法を参考にするのがよいのではないかと思います。

R-style » Evernote企画4th:第二回:現在のノートブックと運用法(上)

R-style » Evernote企画4th:第三回:現在のノートブックと運用法(下)

ちょっと本気でEvernoteの使い方を掘り下げてみる -第四回 ノートブックの中身とはじめて向けの提案 – | ごりゅご.com

ノート、タグリストを晒してみる:5月レビュー | How2すいとー

(b) 接頭語と区切りFolder

ポイントは、2点です。

ひとつは、Folder名に接頭語をつける、ということ。似たような案件に共通する接頭語をつけることで、似たような案件が似たような場所に並びます。

たとえば、

  • プライベートの案件は「p.」から始める/仕事の案件は「w.」から始める
  • プライベートの個人は「p.me.」から始める/プライベートの家族は「p.fam.」から始める
  • 仕事の社内案件は「w.in.」から始める/仕事の社外案件は「w.out.」から始める

などが考えられます。

(このように、接頭語をうまく使えば、折りたたみはできませんが、スタックのようなことを実現できます。)

もうひとつは、区切りFolderを使う、ということです。区切りFolderとは、「p.——」というような名前のFolderです。Folder一覧を区切るためだけに作成します。

もっとも、区切りFolderを作ると、Folder数がさらに増えてしまうため、よしあしです。

c.日本語を使うか、使わないか

なお、Toodledoの完了タスクを、iftttを使って、Evernoteに蓄積する場合に、1Folder1ノートに整理したいのであれば、ToodledoのFolder名に、日本語を使ってはいけません。日本語を使うと、iftttの仕様上、追記にならずに、新しいノートが作成されてしまいます。

そのため、Toodledoの完了タスクを、1Folder1ノートでEvernoteに保存したい場合は、ToodledoのFolder名に日本語を使わないようにします。

Evernote×タスク管理(4) Toodledoの完了タスクを、Evernoteの、1Folderにつき1ノートに、時系列で記録するiftttレシピ

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