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Toodledoで瞬時レビュー

公開日: : Toodledo

1.瞬時レビュー

この記事を読みました。

瞬時レビューは生活リズムをつくるのに良い | jMatsuzaki

「瞬時レビュー」とは、タスク完了直後に、その感想を20字から50字程度で、簡単に記録する、というもの、だそうです。GTDでは、週次レビュー、日次レビューなどいろいろなレビューがありますが、タスクの実行からレビューまでのふり返りを一瞬にまで短縮したレビューが、「瞬時レビュー」です。

この会の中で佐々木さんが熱っぽく「瞬時レビュー」について語っていました。これはタスクが完了したら、すぐにその感想を記録しておくものです。

(中略)

瞬時レビューでは、タスク完了直後にそのときの率直な気持ちをメモしておきます。集中力が低いとか、疲れたとか、眠いとか、天使が舞い降りたようだとか、そういう感想です。

瞬時レビューは生活リズムをつくるのに良い | jMatsuzakiより)

日次レビューではなく、瞬時レビューをすることの意味は、タスク完了直後と一日の終わりとでは、タスクに対する感想が大きく異なることにあります。瞬時レビューは、タスク完了直後の感想なので、タスクを実行したときの感想を、より正確に記録できます。この正確な記録に基づいて、これからのタスク実行を改善していくことが、「瞬時レビュー」の考え方です。

「瞬時レビュー」については、以前、佐々木正悟さんのブログでも読んだ気がしたので、探してみました。

この記事でした。

「レビュー」は聞こえがいいが面倒くさい | ライフハック心理学

改めて読み返すと、とても納得できる記述がありました。

要するに「記録をとってレビューする」など面倒くさいわけです。そんな面倒なことをするなら「すぐさま」成果をものにしたい。そこで私が編み出したのが「瞬時レビュー」です。何しろ「瞬時」なのだから、これより短くすることはできません。

(中略)

週次レビューというものは、何か行動を改善するためにやることでしょうが、次回以後の行動を「改善」したければ「やった直後」に改善プランを出してしまうのがいいのです。

「レビュー」は聞こえがいいが面倒くさい | ライフハック心理学より)

まとめると、こういうことです。

  • レビューの目的は、実行したタスクをレビューすることで、次回以降のタスクを改善することである。
  • 週次レビューだと、タスクの実行からレビューまでの間隔が長いので、タスクを実行したときの感想が変わってしまう。
  • そこで、タスクを実行した直後にタスクをレビューして、改善プランを出してしまえばよい。
  • これが、「瞬時レビュー」である。

2.Toodledoで瞬時レビュー

(1) 前提:Toodledoでタスク管理

「瞬時レビュー」の意義に納得しましたので、私もやることにしました。私は、Toodledoでタスクを管理していますので、Toodledoでの「瞬時レビュー」を構想します。

前提として、私のToodledoの運用例は、次の記事にまとめました。多少の変化はありますが、おおむねこんな感じです。

Toodledoで人生が変わったサラリーマンの、Toodledo運用例・全部入り(2014.2段階)

長い記事ですが、「瞬時レビュー」との関係では、次の2点が重要です。

ひとつめは、タスクの保管とタスクの実行の両方にToodledoを使っている点です。私にとって、Toodledoは、タスクの保管庫であると同時に、タスクの実行リストです。タスクを実行する際に、Toodledoを確認していますので、瞬時レビューを残すなら、Toodledoが適しています。

ふたつめは、Toodledoで完了にしたタスクを、IFTTTによって、Evernoteに蓄積していることです。いちばん気に入っているのは、1日1ノートの電子業務日誌です。

【Toodledo×IFTTT×Evernote】電子業務日誌を自動的に作成する

Toodledoで瞬時レビューを行えば、瞬時レビューの結果が、Evernoteの電子業務日誌に記録されます。

(2) Toodledoで瞬時レビュー

さて、これを前提として、Toodledoでの瞬時レビューを考えます。

a.Toodledoのnote欄を使う

Toodledoで、瞬時レビューに使えそうな機能は、タスクのnote欄です。

タスクのnote欄は、各タスクについて、テキストでメモを記録できる機能です。

特徴としては、制限文字数がやたらと多いこと。ひとつのタスクについて、3万字を超える分量、保存できます。

Image(158)

Toodledoのnote欄は、IFTTTに対応しています。ですから、Toodledoのnote欄に記入したことは、(IFTTTのレシピをそのように作れば、)Evernoteに作成される電子業務日誌に記録されます。(実際、私が使っているレシピは、note欄を記録します。)

【Toodledo×IFTTT×Evernote】電子業務日誌を自動的に作成する→タスクのノート欄

そこで、タスク実行直後に、Toodledoのnote欄に、瞬時レビューを書けば、Toodledoで瞬時レビューをすることができます。

b.気をつける点など

基本的には以上ですべてです。

が、瞬時レビューの流れにそって、少しずつ検討してみます。

  • タスクを実行する
  • Toodledoのnote欄に瞬時レビューを書く
  • Toodledoのタスクを完了にする
(a) タスクを実行する

「タスクを実行する」については、実行するだけで、何にも注意点はないような気がします。

ところが、ひとつ大切な点があります。それは、「Toodledoに登録してないタスクを実行するときは、Toodledoに登録してからタスクを実行する」ということです。

私のタスク実行の基本姿勢は、「すぐやる」です。たとえば、割り込みタスクが入ってきたときは、その割り込みタスクがすぐに終わるなら、「すぐやる」方式で先に割り込みタスクを片付けます。そのため、すべてのタスクをToodledoに登録する、という方針をとっていても、Toodledo未登録タスクを実行する、という機会が、しばしば訪れます。

しかし、割り込みタスクにも、瞬時レビューは必要です。ひょっとしたら、割り込みタスクの方が、瞬時レビューの必要性や重要性が高いかもしれません。ということは、そのタスクを実行する前に、割り込みタスクをきちんとToodledoに登録する、というステップを踏むことが大切です。

(b) Toodledoのnote欄に瞬時レビューを書く

note欄に瞬時レビューを書くときは、ただひたすら感想を書けばよいのかな、と思います。

他方で、私は瞬時レビューを始める前から、note欄を使っていました。そのときに書いていたのは、そのタスクを実行するにあたっての注意点など、つまり、タスクを実行する前のメモです。

あとで電子業務日誌を見返すとき、note欄の記載が、「タスク実行前に書いたメモ」なのか、「タスク実行後に書いた瞬時レビュー」なのかを区別することは、たぶん、重要です。前者は計画や予定ですが、後者は実績や記録です。note欄の記載が予定なのか記録なのかは、区別しておく方がよいでしょう。

そこで、瞬時レビューが瞬時レビューだとわかるように、記号を使うことにしました。

Evernoteで検索するときの便宜と入力のしやすさを考えて、「sr;【瞬時レビューの記載】;」という形式にしました。たとえば、「sr;眠かったけれど、何とか終わった。これでかなり気分が楽になった。;」といった感じです。

(c) Toodledoのタスクを完了にする

瞬時レビューを書いたら、Toodledoでタスクを完了にします。完了になれば、IFTTTが発動して、Evernoteの電子業務日誌に記録されます。めでたしめでたし。

が、しかし、これだけで終わるのはもったいないです。

佐々木さんもおっしゃっていたとおり、瞬時レビューの目的は、次回のタスクを改善することです。瞬時に改善プランを出すことが、瞬時レビューの意義です。

そこで、Toodledoのタスクを完了にしたら、そのプロジェクトについて、次のタスクを追加する、あるいは、次に続くタスクを修正するという行動をとるのがよさそうです。

これを習慣化すると、瞬時レビューは、大きな力を発揮してくれそうです。

3.まだまだ改善点は残されている

瞬時レビューを導入してまだ2日です。が、なかなかいいなと感じます。

いちばん気に入っているのは、タスクを実行した直後に、「よし、実行した」という満足感を味わえることです。それも、かなり確実に味わえます。楽しかったタスクは「楽しかった」と書くことで、酷い目に遭ったタスクは「酷い目に遭った。終わってよかった。」と書くことで、満足感を味わえます。

これからも続けていきます。ToodledoやTaskChuteを使うかはともかくとして、瞬時レビュー、おすすめです。

Toodledoのまとめ記事(Toodledoで人生が変わったサラリーマンの、Toodledo運用例・全部入り(2014.2段階))を書いたのは、Toodledoの運用がかなり落ち着いてきたと感じたためでした。

しかし、この記事を書いたあとにも、細かな改善がいくつか出てきました。電子業務日誌を今の形にしたのは最近ですし、この「瞬時レビュー」も大きな改善です。また、Viewの使い方も、多少変わってきました。

まだまだ改善点が残されているんだなあと感じるとともに、改善点が残されていることに、確かなワクワク感を感じています。

これからも、ちょっとした改善を試行錯誤しながら、Toodledoで持続可能な人生を送りたいと思ってます。

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