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Toodledoによる個人的タスク管理システムのはじめ方

0.要約

(1) Toodledoを使えば、費用なしですぐにでも自分の個人的なタスク管理システムを作ることができる。Toodledoによる個人的タスク管理システムがあれば、タスク遂行に関するストレスは、激減する。

(2) Toodledoは、多機能で英語のクラウドサービスなので、一見ハードルが高い。しかし、Toodledoは、要するに、ToDoリストである。ToDoリストとの違いは、タスクにいろんな要素を付与できることと、付与した要素を使ってタスクを抽出したり並べ替えたりすることができること。難しく考える必要はない。

(3) Toodledoのはじめ方としては、以下の3ステップをとればよい。

  1. アカウントを作る
  2. ウェブ版を設定し、スマートフォンにアプリを入れる
  3. 自分の現時点の手持ちタスク全部をToodledoに預ける

1.Toodledoで、自分の個人的タスク管理システムを作るメリット 

自分の個人的なタスク管理システムを持ち、自分のタスクすべてをそのタスク管理システムに預けることができれば、「何かをやらなければ」というたぐいのストレスは、驚くほど減ります。家族との時間に仕事上のやるべきことが気になったり、逆に、仕事中に家族に関するやるべきことが気になったりすることも、激減します。

しかし、少し前までは、個人的なタスク管理システムを持つためには、それなりのお金と労力を費やす必要がありました。タスク管理専用の小型端末を用意したり、高価なアプリケーションソフトを購入したりする必要がありましたし、データ同期などによってタスク管理システムを維持するためにはそれなりの知識と勤勉さが必要でした。

これに対して、現在では、状況は一変しています。多くの人がすでに持っているスマートフォンという道具は、タスク管理システムの中核となり得る道具です。また、Toodledoというクラウドベースのタスク管理サービスを使えば、1円もお金を支払わなくても、十分高度なタスク管理サービスを利用できます。さらに、Toodledoはクラウドベースのサービスなので、複数の端末(スマートフォン、タブレット、パソコンなど)で、ひとつのタスク管理システムを利用することができます。Toodledoが勝手にデータを同期してくれますので、自分でデータの同期に気を遣う必要はありません。要するに、Toodledoとスマートフォンを使えば、追加の出費0円、追加の勉強もそれほどなく、タスク管理システムを作ることができます。個人的なタスク管理システムを持つためのハードルは、すごく下がりました。

そこで、自分の個人的なタスク管理システムに興味を持ったら、まずはToodledoを試すことをおすすめします。

以下、私の考えるToodledoの基本と、Toodledoを使って個人的タスク管理システムをはじめるための3ステップについて、記載します。

2.Toodledoの基本

Toodledoは、タスク管理システムを提供するクラウドサービスです。Toodledoのサーバー上に、自分のアカウントを作成して、タスクを追加したり、タスクを確認したり、タスクを完了させたりします。

ウェブブラウザからToodledoのウェブサイトにアクセスして利用する形が基本ですが、Toodledoと同期するたくさんのアプリがあります。

Toodledoは、多機能かつ英語のサービスなので、ハードルが高いと言われます。しかし、実際に使ってみれば、それほど難しいものではありません。以下、私の考えるToodledoの基本を説明します。

(1)Toodledoは、要するに、ToDoリスト

Toodledoは、要するに、ToDoリストです。なにも難しくありません。

ToDoリストは、やるべきタスクのリストです。タスクが発生したら、ToDoリストにタスクを加えます。タスクを完了したら、ToDoリストのタスクにチェックを付けて、タスクが完了したことを記します。ToDoリストを見れば、自分が今後完了させるべきタスクを確認することができます。

Toodledoも同じです。タスクが発生したら、Toodledoにタスクを入力します。タスクを完了したら、Toodledoでタスクにチェックマークを付けます。Toodledoを見れば、自分の手持ちタスクを確認することができます。

(2)Toodledoの特長は、タスクに要素を付与できること

ToodledoがシンプルなToDoリストよりも強化されているポイントは、タスクにいろいろな要素を付与できる点です。タスクにいろいろな要素を付与することによって、Toodledoは、いわばタスクのデータベースとして機能します。

タスクの要素とは、たとえば、以下のようなものです。

  • タスクの締切り
  • タスクが属する案件
  • タスクを行う状況(どんな道具が必要か、誰と一緒のときに行うべきタスクか、どこで行うタスクか)
  • タスクの重要度
  • タスクに関連するメモ

(3)付与した要素を使って、タスクをいろんな観点で整理して表示できる

Toodledoは、タスクのデータベースなので、タスクに付与した要素を使って、タスクをいろんな観点で整理して表示することができます。要するに、以下の2つを自由に決めて表示することができます。

  • どの範囲のタスクを表示するか
  • タスクをどのように並べて表示するか(並び順と区切り)

これによって、たとえば、以下のような表示が可能になります。

a.自分の手持ちタスクすべてを表示する

  • 自分の手持ちタスクのすべてを、締切りが近い順に並べる
  • 自分の手持ちタスクのすべてを、案件ごとに区切って、案件内では重要な順に並べる

b.特定の案件に属するタスクのみを表示する

  • 特定の案件に属するタスクのみを、締切りが近い順に並べる。
  • 特定の案件に属するタスクのみを、タスクを行う状況ごとに分類して並べる

c.特定の状況で行うべきタスクのみを表示する

  • パソコンを使って行うべきタスクのみを表示する
  • 田中さんと一緒にいるときに行うべきタスクのみを表示する
  • 名古屋駅で行うべきタスクのみを表示する

(4)どんな要素が用意されているか

ToodledoとシンプルなToDoリストの違いは、タスクに要素を付与できることです。Toodledoでタスクに要素を付与するには、FieldsというToodledoの機能を使います。そこで、Toodledoを理解するには、Toodledoがどんな要素を用意しているかを理解すればよいことになります。Toodledoが用意しているFieldsの主要なもの、以下の通りです。

a.DueDate

締切りです。タスクがいつまでに完了されるべきかを担う要素です。

b.Folder

フォルダーです。タスクをまとめます。通常は、タスクが属する案件が何なのかという要素を付与するために使われます。

c.Context

文脈、状況などと訳されます。タスクが行われるべき文脈、状況を付与するために使われるのが一般です。

d.Status

タスクの状態です。大きくは、動いているタスクなのか、待機状態の眠っているタスクなのか、という区別です。

e.Location

場所です。どの場所で行われるべきタスクかという要素を付与するために使われるのが一般です。

f.Tag

タスクに付与する目印です。このFieldsは、かなり自由なFieldsなので、どのようにも使えます。

3.Toodledoのはじめ方

Toodledoをはじめるために必要なのは、とりあえず、以下の3ステップです。

(1)アカウントを作る

a.アカウントを作る

まずは、アカウントを作ります。アカウント登録ページに行って、メールアドレスとパスワードを入力すれば、簡単にアカウントを作成することができます。

ここで登録したメールアドレスとパスワードさえあれば、ToodledoへのログインやToodledoとのデータ同期が可能になります。

b.3種類のアカウント

Toodledoには、3種類のアカウントがあります。無料アカウント、Proアカウント、Pro+アカウントの3つです。

Toodledo : Subscription Details

  • 基本的な機能は、無料アカウントで十分です。無料アカウントでも、広告が表示されることもなければ、保存できるタスクの数やFolderの数など、タスク管理の基本機能に制限はありません。
  • Proは、無料アカウントに加えて、サブタスク、カレンダー表示などが利用できます。タスクの保存期間が延びたり、安全な接続が可能になったり、タスク並び替えの基準を3段階使えるようになるなど、小粒ですがきらりと光る特典もあります。年間14.95ドルです。
  • Pro+は、Proアカウントに加えて、データストレージ機能などを利用することができます。年間29.95ドルです。

無料アカウントからProアカウントにアップグレードした場合でも、入力したデータはそのまま保持されますので、とりあえず個人的なタスク管理システムを作る場合は、無料アカウントから始めるのがよいと思います。

(2)ウェブ版の設定とスマートフォンアプリの同期設定

Toodledoを使うには、基本的には、以下の2つがあります。

  1. ブラウザから、Toodledoのウェブサイトにアクセスし、ウェブ版Toodledoを使う
  2. Toodledoと連携するアプリを使う(iPhone、iPad、Android、Mac、Windowsなど)

私は、Windowsからはブラウザからアクセスするウェブ版を、AndroidスマートフォンとiPadからはToodledoと連携するアプリを、使っています。それぞれの準備は、以下の通りです。

a.ウェブ版の設定

以下の3点を設定します。以下の3点を設定すれば、ウェブ版でも、十分快適にToodledoを使うことができます。(WindowsでToodledoを使う場合、インターネットに常時接続されているなら、連携するアプリ(Due Today for Windows等)を使うよりも、ウェブ版の方が快適だと感じます。)

・表示するFieldsを絞る

Toodledoには、たくさんのFieldsが用意されています。最初から全部を使いこなすのは難しいので、最初は、表示するFieldsを絞るのがよいのではないかと思います。

Toodledoを使う(8) 使う要素を少しずつ増やす » 単純作業に心を込めて

・グリッド表示にして、各Fieldsの幅を調整する

Toodledoの表示には、グリッド表示とインライン表示があります。グリッド表示は、タスクを表形式で表示するものです。グリッド表示なら、タスクの並び替えや入力が簡単なので、Toodledoの特性を活かすには、グリッド表示がおすすめです。

よく使うFieldsが画面に収まっていないと、横スクロールをする必要があるため、不便です。各Fieldsの幅を調整して、よく使うFieldsが画面に収まるようにします。

Toodledoを使う(5) 表示の設定 » 単純作業に心を込めて

・スクロール設定で、ヘッダーとサイドバーを固定する

ウェブ版のヘッダーとサイドバーには、いろいろな便利機能がありますので、タスク一覧をスクロールしたときも、常に表示されていてほしいです。そこで、スクロール設定により、ヘッダーとサイドバーを常に表示します。

Toodledoを使う(5) 表示の設定 » 単純作業に心を込めて

Web版Toodledoの、「Top is fixed and tasks scroll.」というオプションが便利だった!上部と左部のメニューが、常時表示になります。 » 単純作業に心を込めて

b.Androidアプリ

Toodledoと連携するAndroidアプリとして、私は、Ultimate To-Do Listを使っています。

AndroidでToodledoを使う(2) 「Ultimate To-Do List」の設定例をメモします。 » 単純作業に心を込めて

AndroidでToodledoを使う(1) Androidアプリ「Ultimate To-Do List」の紹介 » 単純作業に心を込めて

(3)まず、自分の現時点の手持ちタスク全部を、Toodledoに預ける

ここまでの準備ができたら、自分の現時点の手持ちタスク全部を、Toodledoに預けます。最初から全部のタスクを入力するのは、若干めんどくさいかもしれません。しかし、最初に全部のタスクを入力するかしないかで、その後、Toodledoを使い続けることができるかが、大きく変わると思います。すべてのタスクにFolderやContextを設定するのがめんどくさければ、とりあえず、DueDateだけでもよいと思います。とにかく、すべてのタスクをとりあえずToodledoに入れてみることが、Toodledoを使い始めるために、いちばん大切なステップなのではないかと思います。

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