Gmailを使う(2) 受信箱を空にすることを中心に据えた運用ルール

1．はじめに

私は、基本的にはすべてのメールを、Gmailで送受信しています。（spモードメールだけはspモードメールで送受信することができないので、定期的にGmailにバックアップしています。）すべてのメールをGmailに集約しているため、Gmailに来たメールをすべて処理（返信・転送・保存等）すれば、メールに関するすべての処理が終わります。

Gmailは、ワンクリックでメールをアーカイブできることと、すべてのメールを保存しておける容量、そして優れた検索性能によって、メール処理を効率的に行うためにも、優れています。しかし、Gmailの力を発揮するためには、運用ルールを決めておくことが大切です。

以下、私の運用ルールをまとめます。

2．シンプルな3つのルール

私の運用ルールは、以下の3点です。

1. 受信トレイは、空の状態が基本
2. スターと下書きを活用する
3. スマートフォンでできる限りのことをする

(1)受信トレイは、空の状態が基本

Gmailのもっともすばらしい機能は、一瞬にしてメールをアーカイブできることではないかと思います。この機能を利用し、受信トレイに届いたすべてのメールをすぐにアーカイブし、受信トレイから消し去ります。こうして、受信トレイの基本状態を、メールが1通もない状態にします。

メールをアーカイブするには、そのメールに対して、何らかの処理をする必要があります。

まず、確認するだけでよいメールは、すぐに内容を確認し、アーカイブします。

次に、何らかの行動を求められるメールは、すぐに何らかの行動をとって、アーカイブします。
何らかの行動としては、以下のとおりです。

1. 返信が必要なメールは、返信を書きはじめます。
2. その場で返信できるメールには、すぐに返信します。
3. 返信するために何らかの行動が必要な場合、それがすぐにできる行動なら、すぐその行動を完了させ、返信します。
4. すぐには返信できないメール（何らかの確認が必要な場合など）は、書けるところまで返信メールを作成し、下書きに保存して、アーカイブします。
5. メールから新しいスケジュールが生じた場合は、すぐにGoogleカレンダーにスケジュールを追加します。
6. メールから新しいタスクが生じた場合は、すぐにToodledoにタスクを追加します。

こうして、受信トレイにメールをためないようにします。

受信トレイの基本状態をメールが1通もない状態にしておけば、受信トレイに入ってきたメールをうっかり見逃すことはありません。新しく届いたメールが重要かそうでないかの判断を即下すことができるため、新しく届いたメールの処理もすばやくできます。

(2)スターと下書きを活用する

受信トレイに届くメールの中には、アーカイブするために何らかの行動が必要だけれど、その場で完了することができないというメールがあります。

このようなメールを、その何らかの行動が終わるまで受信トレイに放置しておくと、受信トレイはあっという間にメールであふれます。

この対策として、スタート下書きを活用することが考えられます。

a.スターの活用

何らかの行動が必要だけれど、今すぐにはできないというメールには、スターを付けて、アーカイブしてしまいます。

毎日どこかの区切りのタイミングで（出社時、昼休み、帰社時等）、「スター付き」を確認することを習慣にすれば、とりえあず受信トレイからメールをなくすことができます。

b.下書きの活用

最終的には返信が必要だけれど、返信するためには何らかの行動が必要なメールは、とりあえず返信メールを書き始めてしまうのがよいと思います。そうすれば、下書きに書きかけの返信メールが入ります。この状態で、当該メールをアーカイブしてしまえば、受信トレイからは消すことができます。

下書きを、今後返信が必要なメールのToDoリストにするような使い方です。

(3)スマートフォンでできる限りのことをする

Gmailは、スマートフォンとの連携も十分です。Androidなら、端末に登録したGoogleアカウントのGmailは、特別な設定をしなくても、すぐに使うことができます。iOSなら、Gmailというアプリをインストールするなどによって、Gmailを快適に使うことができます。

確認するだけでよいメールをアーカイブしたり、メールで通知されたスケジュールやタスクをGoogleカレンダーやToodledoに追記したり、ちょっとした返信をさくっと送ったり、スマートフォンでかなりのことを片付けることができます。

ただし、Android版のGmailは、プレーンテキスト形式でのメール作成ができません。選択なしに、強制的にHTML形式になってしまいます。AndroidのGmailアプリに対しては、この点が唯一の不満です。（なんでこんな仕様なのか、心底謎です。）