Googleカレンダーだけですべてのスケジュールを管理する

1．Googleカレンダーだけですべてのスケジュールを管理する

私は、自分のスケジュールのすべてをGoogleカレンダーで管理しています。紙の手帳は、いっさい使っていません。

Googleカレンダーだけですべてのスケジュールを管理するようになったのは、2010年10月です。Googleカレンダー自体は、それ以前から特定の用途に使っていたのですが、2010年10月にAndroidスマートフォンを使い始めたことをきっかけに、すべてのスケジュールをGoogleカレンダーで管理するようになりました。

Googleカレンダーだけでスケジュールを管理することは、快適です。ダブルブッキングや予定のすっぽかしは、ぜんぜん発生していません。スケジュールを組み立てることにも、不自由はありません。

Googleカレンダーですべての予定を管理することを始める前、私は、紙の手帳をとても気に入っていました。高橋書店のA5サイズのバーチカル形式の手帳は、自分にとっての必須ツールだと思っていました。

でも、今は紙の手帳は使っていません。そのことに不自由も違和感も感じていません。紙の手帳に戻りたいとは思いません。

2．Googleカレンダーだけですべてのスケジュールを管理することの、3つのメリット

Googleカレンダーだけですべてのスケジュールを管理することには、次の3つのメリットがあります。この3つのメリットは、紙の手帳では得られず、Googleカレンダーを使うからこそ得られるメリットです。

(1) スケジュールのポケットひとつ原則の実践が簡単

ひとつめのメリットは、いろんなところからひとつの情報を利用できる、ということです。

Googleカレンダーは、クラウドサービスです。クラウドサービスなので、スケジュール情報はインターネット上にあります。インターネットにつながりさえすれば、どこからでも、どんな道具からでも、そのスケジュール情報を利用できます。

Androidスマートフォンや、iPadや、ノートパソコンや、デスクトップパソコンなど、どこのどの道具からでも、ひとつのスケジュール情報にアクセスして、そこにスケジュールを追加したり、そこに記録されているスケジュールを参照したりすることができます。

ひとつのスケジュール情報を利用するので、同期ミスもありません。ダブルブッキングのリスクもかなり減ります。

Googleカレンダーを利用すれば、スケジュールのポケットひとつ原則を実現できます。

(2) その場面でいちばん使いやすい端末から、その場面でいちばんふさわしい表示で、スケジュール情報を利用できる

ふたつめのメリットは、その場面でいちばん使いやすい端末から、その場面でいちばんふさわしい表示で、スケジュール情報を利用できる、ということです。

Googleカレンダーは、ひとつのスケジュール情報を、いろいろな端末から利用することができます。特筆すべきは、使用する端末を限定する必要がない、ということです。同時並行で複数の端末から利用することすら可能です。

そのため、外出先からはスマートフォン、デスクにいるときはデスクトップパソコン、自宅のリビングからはiPadというように、その場面でいちばん使いやすい端末から、スケジュール情報を利用することができます。

その上、Googleカレンダーには、いろいろな表示形式が用意されています。月表示、週表示、一日表示、リスト表示などです。

これら多彩な表示方法を切り替えながら、ひとつのスケジュール情報を利用することができます。

普段は週表示で1週間単位の視野を持ち、長期の予定を立てるときは1ヶ月表示、今日一日に集中したいときは1日表示というように、その場面でいちばんふさわしい表示を、自由に切り替えることができます。

複数の端末からその場面でいちばん使いやすい端末を選び、複数の表示からその場面でいちばんふさわしい表示を選ぶ、という使い方は、紙の手帳には真似のできない、Googleカレンダーの強みです。

(3) 過去のすべての予定がデータベースになる

みっつめのメリットは、過去のすべての予定を、個人的なデータベースとして活用できる、ということです。

過去、自分自身が、いつ、どこで、何をしたか、のデータは、かなり使えます。前回の出張で自分が乗った新幹線の発車時刻、半年前の会議の所要時間や参加者、第1回ミーティングの打ち上げで利用したイタリアンの住所などは、自分が実際に経験した情報なので、Googleで検索して出てくる一般的な情報とは別次元の価値があります。

Googleカレンダーでスケジュールを管理していれば、このような個人的な情報が、いつの間にか、Googleカレンダーに蓄積されます。

紙の手帳だって同じだ、という意見もあるかもしれません。しかし、この、いつの間にか情報が蓄積されている、ということに関して、Googleカレンダーには、紙の手帳にない大きな強みが2つあります。

ひとつは、紙の手帳の情報は1年ごとにリセットされてしまいますが、Googleカレンダーはリセットされません。1年前の情報も、2年前の情報も、自由に取り出すことができます。

もうひとつは、Googleカレンダーの検索機能です。キーワードを入れて検索をすれば、わりと容易に目的の情報を見つけだすことができます。紙の手帳だと、こうはいきません。

使っているうちに、自然と、自分のための個人的データベースが構築されることは、Googleカレンダーの大きなメリットです。

3．まとめ

Googleカレンダーだけですべてのスケジュールを管理することは、紙の手帳を使ってスケジュールを管理することと比較して、3つのメリットがあります。

1. いろんなところから、ひとつのスケジュール情報を利用できる
2. その場面にふさわしい端末を使って、その場面にふさわしい表示で、スケジュール情報を利用できる
3. いつの間にか、優れた個人的なデータベースが生まれている

紙の手帳でのスケジュール管理に不自由さや物足りなさを感じている方は、ぜひGoogleカレンダーを試してみてください。