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私のタスク・スケジュール管理システム(GoogleカレンダーとToodledo、AndroidとWindowsPC)

目次

1.私のタスク・スケジュール管理システム

2010年10月にAndroidスマートフォンを使い始めたとき、Androidスマートフォンに求めたことの最重要事項は、タスク・スケジュール管理でした。

そのため、Androidスマートフォンを使い始めて以降、スマートフォンを軸にしたタスク・スケジュール管理システムを模索してきました。いくつかのクラウドサービスに登録し、たくさんのアプリをインストールし、いろんな設定を試しました。

しばらくは試行錯誤が続きましたが、今では安定してきました。今のやり方に落ち着いたのは2012年1月ころで、現時点(2013年3月)で1年以上運用していますが、しっくり来ていると感じます。

当面はこのまま使い続けるつもりなので、以下、現段階でのシステムを整理します。

2.総論的なこと

(1) タスク・スケジュール管理システムに求める役割

タスク・スケジュール管理システムにどのような役割を求めるかによって、システムの組み立て方が変わります。

「何を求めるか」から始める、タスク・スケジュール管理システムの構築

私が求めたのは、以下の点です。

a.対象領域は、主に仕事で、ついでにプライベート

タスク・スケジュール管理システムを求めたのは、仕事におけるタスクやスケジュールを管理するためです。仕事において発生するタスクやスケジュールをきちんと管理することができるシステムであることが、必須条件でした。

b.日々を送るためであって、ミッションや長期目標は対象外

私は、タスク・スケジュール管理システムに、ミッションや長期目標の管理を求めていません。日々発生するタスクやスケジュールをスムーズに処理することが大切であって、人生全体のミッションや長期目標は、対象外です。

c.持続可能な毎日を支える

タスク・スケジュール管理システムで日々発生するタスクやスケジュールを管理する目的は、突き詰めれば、持続可能な毎日を送るためです。生産性を向上させたいとか、アウトプットの質と量を改善したいとか、もっと金持ちや権力がほしいとかは、あまり思っていませんし、仮に思っても、タスク・スケジュール管理システムで実現しようとは思いません。タスク・スケジュール管理システムに期待するのは、持続可能な毎日を送ることの助けとなることです。

(2) 制約条件

タスク・スケジュール管理システムは、多くの点で、所与のいろんな条件に制約されます。ゼロベースで全部自分で構築することはできません。誰にとってもうまく機能するタスク・スケジュール管理システムというものは存在しません。所与の制約条件を前提として、その中で、いちばんうまく機能するシステムを模索するという姿勢が必要になると思います。

私の制約条件は、以下の通りでした。

a.仕事において、クラウド及び私物スマートフォン使用の制約がなかった

まず、仕事にクラウドや私物スマートフォンを使うことの制約がありませんでした。自分で責任をとるならば、自由に使うことができます。したがって、使用するクラウドサービスやスマートフォンを、自分で選ぶことができました。

b.クラウドサービスやスマートフォン、通信環境が自腹負担だった

反面、会社が費用を負担してくれることもありません。クラウドサービス、スマートフォン、通信環境は、全部自腹負担です。

c.docomoだったので、iPhoneは使えず、Androidだった

家族がdocomoを使っており、docomoをやめるつもりはない、と断言するため、私もdocomoを使うことになりました。

docomoなので、iPhoneは選択肢に入らず、スマートフォンを使うならAndroidでした。

d.職場のパソコンがWindows PCだった

職場のパソコンは、WindowsのデスクトップPCでした。職場のパソコンを決めるのは私ではありませんが、十中八九、今後も、Windowsだと思います。

(3) 理論的な背景

タスク・スケジュール管理システムを組み立てるには、理論的な背景がある方がよいと思います。自分ひとりで理論を構築するよりも、定評のある書籍を読んで、まるごと真似て、少しアレンジするとよいと思います。

私の場合は、『続「超」整理法・時間編』と『なぜか、「仕事ができる人」の習慣』と『7つの習慣』と『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』を真似て、混ぜて、アレンジしました。

ToodledoとGoogleカレンダー以前のタスク管理・スケジュール管理を振り返る

a.『続「超」整理法・時間編』

Amazon.co.jp: 続「超」整理法・時間編―タイム・マネジメントの新技法 (中公新書): 野口 悠紀雄: 本

時間を見ることの大切さや、ダブルブッキングを避けるためのコツなどを学びました。時代や道具を超えて妥当する時間管理理論を提供してくれる書籍です。

b.『なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣』

Amazon.co.jp: なぜか、「仕事がうまくいく人」の習慣 (PHP文庫): ケリー・グリーソン, 楡井 浩一: 本

この本に書かれていることを素直に実践してみれば、「すぐやる」の力を実感できると思います。

c.『7つの習慣』

Amazon.co.jp: 7つの習慣―成功には原則があった!: スティーブン・R. コヴィー, Stephen R. Covey, ジェームス スキナー, 川西 茂: 本

合理的に人生を生きるというのはこういうことなんだなあと感じました。また、インサイドアウトやP/PCバランスという考え方は、自分にとってプラスとなる選択をすることを助けてくれる思考枠組みだと思います。

d.『はじめてのGTD ストレスフリーの整理術』

Amazon.co.jp: はじめてのGTD ストレスフリーの整理術: デビッド・アレン, 田口 元: 本

管理対象は具体的な行動であるべきことと、信頼できるシステムにその具体的な行動のリストを預けること、定期的な見直し自体をシステムに組み込むこと。この三つの大切さを学んだのは、この本からです。

3.どのサービスを使うか

タスクとスケジュールを管理するためには、タスクとスケジュールを保存する場所が必要です。手帳やExcelファイルでもよいのですが、タスクとスケジュールを管理するために用意されたサービスを利用すると、何かと便利です。

私は、以下の通り、タスクはToodledo、スケジュールはGoogleカレンダーを使っています。いずれもクラウドのサービスなので、複数の端末でデータを同期することができます。

(1) タスク管理はToodledo

Toodledoは、クラウドのタスク管理サービスです。Toodledoのアカウントを作ると、Toodledoのサーバーに、タスクを保存することができます。

Toodledoのサーバーに保存されたタスクは、ブラウザからも、アプリ(Android・iOSどちらもあります)からも、確認や編集をすることができます。

Toodledoの料金は、無料アカウントは無料、Proアカウントは年間14.95ドル、Pro Plusアカウントは年間29.95ドルです。

私は、Proアカウントを使っています。

Toodledoによる個人的タスク管理システムのはじめ方

(2) スケジュール管理はGoogleカレンダー

Googleカレンダーは、Googleが提供するスケジュール管理のクラウドサービスです。Googleアカウントがあれば、無料で使用することができます。

Googleカレンダーは、複数のカレンダーを使い分けたり、予定の色を変えたり、カレンダーや予定を共有したりと、一通りの機能を備えています。無料ですが、十分な機能を持つスケジュール管理サービスです。

Googleカレンダー一本派の私が思う、Googleカレンダーのいいところ

4.AndroidでToodledoとGoogleカレンダーを使う

クラウドサービスを基本にタスク・スケジュール管理システムを作ることのメリットは、スマートフォンがあれば、どこからでもタスクとスケジュールの参照と編集ができることです。

私はAndroidスマートフォンを使っているので、AndroidスマートフォンからToodledoとGoogleカレンダーを使うことについて、整理します。

(1) AndroidでToodledoを使う

a.Ultimate To-Do ListからToodledoを使う

AndroidからToodledoを使うのは、AndroidのブラウザからToodledoサイトにアクセスすることによっても、可能です。しかし、アプリを使った方が便利です。

Toodledoの強みのひとつは、連携するサードパーティのアプリがたくさんあることです。私が使っているのは、Ultimate To-Do Listというアプリです。有料アプリですが、それだけの価値はあります。

AndroidでToodledoを使う(1) Androidアプリ「Ultimate To-Do List」の紹介

b.Ultimate To-Do Listの設定

Ultimate To-Do Listは、最初に少し設定をすると、快適に使用可能です。

AndroidでToodledoを使う(2) 「Ultimate To-Do List」の設定例をメモします。

(2) AndroidでGoogleカレンダーを使う

a.Business CalendarからGoogleカレンダーを使う

AndroidとGoogleサービスとの親和性は、抜群です。何もしなくても、普通にGoogleサービスを利用できます。Googleカレンダーも例外ではないので、Androidスマートフォンにデフォルトで入っているカレンダーアプリから、Googleカレンダーを利用することができます。

ですが、デフォルトのカレンダーよりも優れたカレンダーアプリがあります。私は、Business Calendarというアプリを愛用しています。私は、週単位のバーチカル表示でスケジュールを管理するのが好きなので、週単位のバーチカル表示が見やすいアプリを探し求めた結果、このBusiness Calendarにたどり着きました。

バーチカル表示がうれしいAndroidのカレンダーアプリ。私がBusiness Calendarを愛用している理由

b.Business Calendarの設定

Business Calendarの設定項目は、それほど多くありません。私は、こんな感じで設定をしています。

バーチカル表示がうれしいAndroidのカレンダーアプリ「Business Calendar」(2) 設定の一例

5.WindowsデスクトップPCでToodledoとGoogleカレンダーを使う

(1) デュアルディスプレイ

私の仕事は、1日の半分くらいを職場の自分のデスクで過ごす仕事です。職場にある私のデスクには、WindowsのデスクトップPCが設置されています。

デスクに向かって行う仕事の7~8割が、パソコンを使う作業です。パソコンを使って、文書を作成したり、メールを送ったり、調査をしたりします。残りの2~3割は、パソコンは使わず、電話をしたり、書類を読んだりしています。

パソコンを使って作業をする時間が長いので、職場にいる間中、パソコンを起動させ続けています。朝出社したら電源を入れて、夜帰宅するときに電源を落とします。

デスクトップPCでは、常にGoogle Chromeを立ち上げています。そして、Google Chromeで、Gmailと、Googleカレンダーと、Toodledoを開きっぱなしにしています。

常にこれだけを立ち上げていると、ディスプレイがひとつでは少し不便です。そこで、デュアルディスプレイにしています。デュアルディスプレイにして、右側のディスプレイに常にToodledo、左側のディスプレイに常にGmailとGoogleカレンダーを開いています。

(2) Toodledoをブラウザから利用する

Windows PCからToodledoを利用するとき、私は、ブラウザからToodledoのサイトにアクセスして、Toodledoを利用しています。Toodledoのサイトは、ちまたでは、あまり評判がよくないようです。しかし、私は、けっこう快適に使っています。少し設定をすれば、十分快適に使えるレイアウトではないかと思います。

Toodledoを使う(5) 表示の設定

私は、Top is fixed and tasks scroll(experimental)という、上部メニューとサイドバーを常時表示にして、Grid(One line with columns)表示を使っています。また、コラムの幅を画面の横サイズに収まるように調整しています。

(3) Googleカレンダーをブラウザから利用する

Windows PCからGoogleカレンダーを利用するとき、私は、ブラウザからGoogleカレンダーのサイトにアクセスして、Googleカレンダーを利用しています。アプリを使うよりも、ブラウザからGoogleカレンダーサイトを見る方が、使いやすいと感じます。

標準はWeekビューです。

6.運用ルール

運用ルールのポイントは、以下の4点です。

(1) 全部をToodledoとGoogleカレンダーに預ける

まず、すべてのスケジュールとタスクを、ToodledoとGoogleカレンダーに預けることです。

私の場合は、主に仕事領域におけるスケジュールとタスクを管理することを求めていますので、仕事に関しては、文字通り、すべてのスケジュールとタスクを預けています。仕事のスケジュールとタスクが、もれなくタスク・スケジュール管理システムに預けられている、という安心感が、持続可能な生活を送るための基本になっています。

これに対して、プライベートのスケジュールとタスクは、多少抜けがあっても気にしていません。

(2) すぐにその場で追加する

タスクやスケジュールが発生したら、すぐにその場で予定を追加します。

ToodledoとGoogleカレンダーは、デバイスを選ばないサービスです。Windowsでも、Macでも、Androidでも、iOSでも、どの道具からでも、タスクやスケジュールの追加や編集が可能です。そのため、タスクやスケジュールが発生したら、そのとき使える道具を使って、タスクはToodledoに、スケジュールはGoogleカレンダーに、すぐにその場で追加してしまいます。

(3) その日のうちに、処理をする

タスクもスケジュールも、その日のうちに処理をすることを心がけています。

a.Toodledoを空にする

Toodledoは、仕事を終えて職場を出る時点までに、その日締め切りのタスクを空にすることを目指します。

いろんな事情からその日のうちに片付けることができない場合で、その日のうちに片付けなくても問題がない場合は、タスク全体を翌日等にリスケジュールをしたり、その日のうちに片付けることができる部分だけを別タスクとして切り出して、残りの部分を翌日以降にリスケジュールしたりします。

期限切れのタスクを残さないところが、最大のポイントです。

b.Googleカレンダーを現実にあわせる

私は、Googleカレンダーを、記録のためにも使っています。記録としてのGoogleカレンダーの質を上げるため、一日の終わりに、Googleカレンダーを、現実に合わせています。

Googleカレンダーに入力されたものは、通常、予定です。現実は、しばしば、予定通りにはなりません。好ましくない齟齬もあれば、好ましい齟齬もあります。いずれにしても、Googleカレンダーの記載と現実との間には齟齬が生じますので、齟齬が生じたら、Googleカレンダーの記載を現実に合わせて修正します。

Googleカレンダーを記録に使う » 単純作業に心を込めて

(4) 時間を見つけて、こまめに、メンテナンスする

タスク・スケジュール管理システムが機能する状態をキープするには、メンテナンスが大切です。

タスク・スケジュール管理システムがうまく機能するには、タスク・スケジュール管理システムと現実との間のずれは、少なければ少ないほど、よいです。

自分がやらなければいけないタスクでToodledoに登録されていないタスクは、ない方がよいです。Toodledoに書いてあることだけをやればうまく進む、という状態が理想です。

自分が今後こなす予定のすべては、Googleカレンダーに記載されているべきです。今日これからどんな予定をこなさなければいけないかは、頭から記憶をひねり出して確認するのではなく、Googleカレンダーを見て確認する方が確実であり、楽です。自分が過去のどの時点で何をしたかを確認するために、Googleカレンダーを開きさえすればよい、という状態が実現できれば、過去の自分の行動を、ひとつの参考データとして活用することができます。

タスク・スケジュール管理システムと現実の間のずれを少なくするためには、こまめなメンテナンスが唯一の手段だと思います。週次や月次のように、定期的に行うのもよいと思います。通勤電車やお店の待ち時間のように、ときどき必ずやってくる状況において行うことに決めておくのも、よいと思います。

スマートフォンでできる生産性向上に役立つ行動ベスト3 » 単純作業に心を込めて

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