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仕事にメールを活用するための、メールの設定・作り方・基本方針

公開日: : 仕事の方法論

1.はじめに

私は、仕事でメールを使うのが好きです。すきま時間に仕事を進めることができること、記録に残ること、後から検索して様々な情報を取り出すことができること、などがその理由です。

そのため、私は、これまで、積極的にメールを仕事に活用しようとしてきました。

仕事でメールを使うには、いくつかのことに気をつける必要があると思います。以下、現時点で私が気をつけていることを、メモします。

2.仕事でメールを使うための設定

仕事でメールを使うためには、それなりの設定をしておく必要があります。その中でも、最重要のふたつの設定は、

  1. 差出人に氏名を設定する
  2. 必要な情報を入れた署名を設定する

です。

(1) 差出人に氏名を設定する

まず、差出人の名前に、自分の氏名を設定します。メールに差出人の名前を設定しておけば、メールが受信者の手元に届いたときに、自分のアドレスだけでなく、自分が設定した差出人の名前が、相手に表示されます。

a.設定方法(Gmail)

Gmailであれば、「設定」→「アカウントとインポート」の「名前」欄の「情報を編集」をクリックすれば、名前を入力するウィンドウが開きます。

b.氏名を設定する

仕事でメールを使うなら、差出人の名前に、自分の氏名を記載することが望ましいです。差出人の名前を設定せずに空白になっていたり、ファーストネームやニックネームを登録するのは、好ましくありません。

氏名をローマ字標記にするか漢字標記にするかは、一概にどちらがいいとは言えません。メールをやりとりする相手がほぼ100%国内なら、漢字でもよいのではないかと思います。

また、氏名以外に会社名や役職を付記するかも、ケースバイケースです。個人的には、組織名などを付記すると長くなるので、氏名だけでいいのではないかと思っています。

(2) 必要な情報を入れた署名を設定する

署名とは、メール本文の最後に自動的に挿入される文字列です。自分に関する必要な情報を入れた署名を設定しておけば、自分が送信したすべてのメールが、いわば自分の名刺のような機能を果たします。

署名には、自分に関する必要な情報をもれなく盛り込む必要があります。自分が送ったメールを受信した相手が、自分と連絡をとりたいと思ったときに、助けとなる情報を入れておく必要があります。

メールの署名なので、メールアドレスを記載するのはもちろんですが、それ以上に大切なのが、電話番号や住所などの、非デジタルの情報です。また、氏名の漢字やフリガナも、意外に重要です。

仕事のウェブサイトを持っているならそのURL、仕事にFacebookやTwitterなどを使っているならそのアカウントを書くのもよいです。

3.メールの書き方

(1) ひとつのメールには、ひとつのトピック

仕事にメールを使うときのメールの書き方でいちばん大切なのは、ひとつのメールに記載するトピックをひとつに絞ることです。

ひとつのメールに記載するトピックをひとつに絞ることのメリットは、ふたつあります。

ひとつは、過去のメールを発見しやすくなることです。

メールのよいところは、やりとりがデータとして残ることです。データとして蓄積されるので、過去のメールを確認することで、そこから有益な情報を引っ張り出すことができます。この長所を活かすには、必要なメールを見つけやすい条件を整えておくことが効果的です。ひとつのメールに記載するトピックをひとつに絞れば、必要なメールを見つけることが容易になります。

ふたつめは、必要な情報が紛れない、ということです。

仕事にメールを使っている人が共通して持っている悩みは、届くメールが多すぎて、大切な情報を見逃してしまう、ということです。ひとつのメールに複数のトピックを盛り込むと、情報が紛れるおそれが高まります。ひとつのメールに記載するトピックをひとつに絞ることで、受信者がその情報を見逃すおそれを下げることができます。

ひとつのメールには、ひとつのトピック。これは、仕事でメールを使うときの大原則です。

(2) 件名を付ける

a.件名を付ける

仕事で使うなら、メールには、件名を付ける必要があります。

件名を付けないままにメールを送るのは、論外です。

b.内容を表現する件名を付ける

件名は、メールの内容を表現するものである必要があります。

もっとも望ましいのは、件名を見るだけで、どんなテーマについてどのような結論を述べる内容のメールなのかがわかる件名です。それが難しいとしても、どんなテーマについてのメールなのかがわかる件名である必要があります。

たとえば、「第3回Googleカレンダー研究会日程決定:2013/05/16」という件名は、第3回のGoogleカレンダー研究会の日程が2013/05/16に決まったということを件名だけで伝えることができるので、優れています。

ただし、若干長いので、「第3回Googleカレンダー研究会日程」等の件名でもよいと思います。

これに対して、「日程の連絡」などは、何の日程が記載されているのかわからない点で不十分です。さらに、「ご連絡」などは、何の連絡かわからないため、避けるべきです。

c.返信時の件名の付け方

メールの返信をするときも、件名の付け方に注意をするべきです。

通常、「●●」という件名がついたメールに返信をすると、返信メールの件名は、自動的に、「Re:●●」という形になります。

返信メールの内容が、本当に返信なら、この形式でよいと思います。まさしく返信であるにもかかわらず、件名を付記すると、スレッド形式で管理するメールソフトで、返信元メールと返信メールとが別スレッドになってしまうため、不都合です。

これに対して、一連のやりとりの中で、話題が大きく変わるときは、返信メールだとしても、新たに件名を付ける方が望ましいです。

(3) メール本文を書くときに意識すること

メール本文を書くときに意識しているのは、以下の点です。

a.宛先と差出人を明記する

まず、メール本文に、宛先と差出人を明記する方がよいと思います。

メールは、from欄とto欄に、差出人と宛先が記載されています。そのため、重ねて本文で差出人と宛先を書く必要はない、という考え方もあり得るとは思います。

しかし、私は、メール本文に、宛先と差出人を記載する方がよいと思います。from欄とto欄は、注意してみないとよくわからないこともあるため、誰が誰に対して送ったメールなのかを、メール本文だけを見ればわかるようにしておく方が、受信者にとって親切だと考えるからです。

b.型を持つ

メール本文は、一種のビジネス文書なので、型を持つとよいと思います。

私は、おおむね、以下のような型で書いています。

田中様(宛先)

鈴木(場合によっては、所属組織や肩書きを記載)です。(差出人)

いつもお世話になっております。(あいさつ。相手との関係性によって、適宜修正。)

第3回Googleカレンダー研究会の日程等は、以下の通りとなりました。(テーマを明示。)

  • 日時:2012年5月16日 午後6時~
  • 場所:●●(住所:▲▲)
  • テーマ:複数カレンダーの使い分け

鈴木まで、出欠連絡をお願いいたします(suzuki@xxx.xxxx.xx)。

ご不明な点がありましたら、ご連絡ください。(最後の一言)

署名

c.箇条書きを使う

メールの長さは、あまり長くしない方がよいです。多くの人は、そんなにじっくりメールを読みません。また、長いメールは、スクロールをする必要があります。

短い文字数でたくさんの情報を伝えるためには、箇条書きが有効です。

通常の連絡文書以上に、メールでは、箇条書きが有効ではないかと思います。

4.メール処理の方針

仕事でメールを活用するためには、メール処理の方針を決める必要があります。私が大切だと思うのは、次の3点です。

(1) すぐに処理する

いちばん大切なのは、すぐに処理することです。今では、スマートフォンによって、外出先からでもメールを送受信することができます。外出先の空き時間にメールを確認して、片っ端から確認したメールを処理することが大切です。

返信できるものはその場で返信してしまう、返信する必要のないメールはその場で処理済みにしてしまう、など、すぐにその場で処理することが大切です。

(2) 処理が終わったメールをどうするかを決めておく

メールをその場ですぐに処理するためには、処理が終わったメールをどうするかを決めておく必要があります。

アーカイブする、削除する、フォルダに分類して整理する、ラベルを付ける、など、いろいろな可能性があります。

何でもよいと思いますが、あらかじめ、自分なりに、処理が終わったときに何をするかを明確に決めておくと、メールの処理がはかどります。

(3) 自分と相手の次の行動とその期限を明確にする

メールは、手軽に相手との連絡を取ることができます。反面、メールでのやりとりは、どこか軽くなってしまう傾向があるように思います。

これに対する対処法としては、メールのやりとりをするときには、自分と相手両方の、次の行動とその期限を明確にする、という方針が有効です。次に私がするべき行動は●●で、あなたがとるべき行動は▲▲、私の●●の期限は○日後で、あなたの▲▲の期限は△日後である、ということを、メールにはっきりと記載します。そうすれば、メールのやりとりはずっと残りますので、メールをやりとりする間に、少しずつ物事が前に進みます。

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