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【Evernoteを整理する】ノートブックを、フロー・ストック・アーカイブのスタックにまとめる

公開日: : Evernote

1.フロー・ストック・アーカイブという分類

最近、私は、Evernoteのノートブックを、フロー・ストック・アーカイブという3つに分類することを考えています。

フロー、ストック、アーカイブ。Evernote情報処理システムに収納する情報の分類。

この分類の基準は2つ。第1に、現在進行中か否か、第2に、あとで使ったり見返したりすることを想定しているか、です。

図にすると、こんなかんじです。

フロー・ストック・アーカイブの区別

第1に、現在進行中のノートか否かによって、現在進行中のノートであるフローと、現在進行中ではないノートであるストック&アーカイブに区別します。(図の、上と下を分けます。上がフローです。)

第2に、現在進行中ではないノートを、あとで使う(見返す)ことを想定しているか否かによって、あとで使うことを想定しているストックと、あとで使うことを想定していないアーカイブの2つに区別します。(図の下半分について、右と左に分けます。左がストック、右がアーカイブです。)

この分類は、もれなくダブりなく(MECE)の分類を2つ掛けあわせた分類なので、もれなくダブりなく(MECE)になっています。そのため、やろうと思えば、理屈上は、すべてのノートを、例外なく、この3つに分類することが可能です。

2.いまあるノートブックを、スタックによって、フロー・ストック・アーカイブに分ける

(1) フロー・ストック・アーカイブは、ノートブックの分類に向いている

Evernoteは、ノートを整理するための道具として、ノートブックとタグというものを用意しています。

ノートブックは、ノートの所属先なので、ひとつのノートはひとつのノートブックに所属します。ひとつのノートが同時に2つや3つのノートブックに所属することはできません。また、逆に、ひとつのノートは必ずひとつのノートブックに所属しなければならず、どのノートブックにも所属しないノートというものは存在しません。

これに対して、タグは、ノートに付けられた目印なので、ひとつのノートに対して複数のタグを付けることができます。また、ひとつもタグを付けないこともできます。

ひとつのノートが複数のノートブックに所属することができないことからすれば、ノートブックの分類に、ダブリがあってはいけません。また、ひとつのノートが必ず何らかのノートブックに所属しなければいけないことからすれば、ノートブックの分類に、もれがあってはいけません。ノートブックの分類は、もれなくダブりなく、であることが求められます。

フロー・ストック・アーカイブの分類は、もれなくダブりなくの分類です。そのため、ノートブックをこの分類で作成することは、悪くない考えです。

(2) いまあるノートブックを、スタックによって、分類してくくる

でも、ノートブックを作りなおすのは、わりと大変で、面倒です。何か手はないでしょうか。

Evernoteが用意しているスタックという機能が、この対策になります。

スタックは、複数のノートブックをまとめる機能です。スタックによって複数のノートブックをまとめることの意味は、2つあります。

ひとつは、ノートブック一覧におけるノートブックの並び方やまとまりなど、見た目を制御できることです。

でも、より大切なのはもうひとつの点です。複数のノートブックをスタックにまとめると、スタックにまとめた複数のノートブックに所属するすべてのノートを、串刺しで一覧表示できるようになります。

このふたつめの点を使えば、ノートブックを作りなおさなくても、スタックによって、Evernoteの中にたまったすべてのノートを、フロー・ストック・アーカイブという分類で整理することができます。

(3) スタックにまとめる手順

スタックにまとめる手順は、簡単です。フロー・ストック・アーカイブという3つのスタックをつくて、いまあるノートブックの全部を、この3つのスタックに振り分けるだけです。

私は、この整理を昨日思い立ち、実行しました。実作業時間は20分程度です。Evernoteの処理や同期を入れても、いろんなことと並行して、1時間程度で終わりました。とてもお手軽でした。

3分類を実行したあとのノートブック一覧

実際にやってみて感じたのは、以下の3点を意識しておくと便利ではないか、ということです。

a.戻すために、ノートブックの名前を整理する

Evernoteのノートをフロー・ストック・アーカイブで分類する、ということがうまく機能するかは、Evernoteをどう使うかによります。主にフローとしての役割が大きいなら、フロー・ストック・アーカイブに分けて、きちんと整理するのはストックだけ、というのは、大きな威力があるはずです。でも、ストックをきちんと保存する場所としてEvernoteを使っているなら、フロー・ストック・アーカイブで分けたところで、あんまり大した意味はないかもしれません。

そのため、いったんフロー・ストック・アーカイブに分けるとしても、うまく働かない場合は、もとに戻すことになるかもしれません。

したがって、スタックをフロー・ストック・アーカイブに分ける前に、現時点のスタックを復帰できるように用意しておく必要があります。スクリーンショットをとっておく、というのでもよいと思うのですが、ノートブックに、所属スタックごとの接頭語をつけておくのが確実ではないかと思います。

b.スタックの名前で、フロー・ストック・アーカイブの並び順を制御する

ノートブック一覧上、スタックは、アルファベット順で自動的に並びます。そのため、スタックの名前には、単に「フロー」「ストック」「アーカイブ」ではなく、「01フロー」「02ストック」「03アーカイブ」といったように、並び順を制御するための接頭語をつけるとよいです。

c.あんまり厳密に考えず、例外を認める

フロー・ストック・アーカイブは、もれもダブりもないMECEな分類なので、この分類ですべてのノートを分類できるはずです。

でも、あんまり厳密に考えずに、例外を認めるほうがよいと思います。

私の場合、上のスクリーンショットからもわかるとおり、今のところ、3つの例外を作っています。

ひとつめは、アーカイブを、自動的にEvernoteのアーカイブスタックに入るノートと、手動でアーカイブスタックに移すノートに分けました。この区別に意味があるかはよくわかりませんが、ifttt経由でEvernoteに保存されるTwitterのログなど、自動でEvernoteに取り込まれるものは、最初から区別しておくことにしました。

ふたつめは、試験的に運用しているノートブックを別スタックにしました。Evernoteの使い方は、未来永劫不変なものではないため、どんどん変わります。変える前には多少の試験をしたいので、試験的なノートブックができたり消えたりします。これらの試験的なノートブックは、別扱いにすることにしました。

みっつめは、共有しているノートブックの管理です。遠方に住む昔の同級生と一緒にあるプロジェクトに取り組んだり、親戚と旅行に行ったりする場合に、Evernoteのノートブック共有機能を利用することがあります。ノートブック自体を共有すると、そのノートブックに入れたものを全部まとめて共有できるので便利なのですが、反面、まちがえてそのノートブックに入れてしまうと、誤った人に謝ったものが共有されてしまいます。これを避けるため、共有しているノートブックは、別に管理することとしました。

3.今後の課題

昨日から、この形で、ノートブックをスタックにまとめています。まだ始めたばかりなのでなんとも言えませんが、この1日の間は、うまく機能しています。

今後は、ひとまずしばらく使ってみて、課題を見つけていきたいと思います。

さしあたり、検討したいと思っている課題は、

  1. いわゆるインボックスをどう扱うか?(現時点では、「@_フロー」の中に入れてあるけれど、それでいいのか?)
  2. ショートカットをどう使うか?(ショートカットには、ノートもノートブックもスタックもタグも保存された検索も置ける。いろんな活用方法が考えられる。)
  3. ストックの中身を、どう整理するか?(ストックのノートに、どんなタグをつけ、どんなノートブックに分類するか?)

の3つです。

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フロー、ストック、アーカイブ。Evernote情報処理システムに収納する情報の分類。

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