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「受信トレイを空にする習慣」と、Gmailが「受信トレイを空にする習慣」に最適な理由

公開日: : 最終更新日:2013/11/12 Google ,

0.はじめに

Gmailを使い始めてから、Gmailで、「受信トレイを空にする習慣」を実行しています。かなり体になじんでいて、快適です。以下、この習慣のメリットと、この習慣のためにGmailを使う理由をまとめます。

Gmail – Gmail を使う 10 の理由

1.「受信トレイを空にする習慣」のメリット

「受信トレイを空にする習慣」には、以下のメリットがあります。

  1. 重要なメールが来たときに、すぐにそれとわかる
  2. 今の自分の状態が、視覚的に判断できる
  3. 受信箱が空である状態は、気持ちがよい

(1) 重要なメールが来たときに、すぐにそれとわかる

私のGmailは、受信トレイの基本状態が、「空」です。空の受信トレイに新しく受信されたメールは、目立ちます。ですから、重要なメールが来たら、すぐにそれとわかります。

(2) 今の自分の状態が、視覚的に判断できる

Gmailの受信トレイに残されているメールの通数は、大きく見れば、自分がやるべきタスクの量に比例します。タスク処理が停滞しているときは、受信トレイにたくさんのメールが残されているし、タスク処理がスムーズに進み、とりあえず今やることはない、という状態のときは、受信トレイは空のはずです。

Gmailの受信トレイを見れば、今、自分が処理するべきタスクの量を、おおざっぱに把握することができます。

(3) 受信トレイが空である状態は、気持ちがよい

一番大きなメリットは、精神的な安定です。Gmailの受信トレイが空である状態は、気持ちがよいです。

Gmailを使えば、受信トレイを空にすることはそれほど難しいことではありません。受信トレイを空にする手間と比べて、受信トレイを空にすることによって得られる気持ちよさは、かなり大きいです。

2.Gmailが最適である理由

Gmailは、以下の理由から、「受信トレイを空にする習慣」を実行するには最適のツールです。(少なくとも、私がこの習慣を始めた6年前は、Gmail以外に、この習慣を快適に行うことができる(無料の)ツールは、見当たりませんでした。)

  1. すぐに、かつ、気楽に、メールをアーカイブできる
  2. メールにラベルを付けておくことができる
  3. 検索によって、目的のメールを探し出すことができる

(1) すぐに、かつ、気楽に、メールをアーカイブできる

a.すぐに

以下のとおり、Gmailなら、すぐにメールをアーカイブし、受信トレイから消すことができます。

  1. キーボードショートカットを有効にしていれば、「y」を押すだけで、そのメールをアーカイブすることができます。
  2. マウスの操作でアーカイブするのも簡単です。アーカイブアイコンは、下向き矢印が書かれた箱の絵をしています。
  3. また、個人的にかなり恩恵を受けているのは、「送信&アーカイブ」です。2012.04.11現在、Labs扱いのようですが、有効にしておくとよいです。(「設定」→「Labs」→「送信&アーカイブ」を「有効にする」)

b.気楽に

Gmailでアーカイブをすると、メールは受信トレイからは消えますが、Gmailからは消えていません。そして、Gmailには、ラベル機能と検索機能という機能があります。この二つの機能があれば、アーカイブしたメールを後で発見するのは、難しいことではありません。

したがって、Gmailを使えば、受信トレイのメールを、ごく気楽にアーカイブすることができます。

(2) メールにラベルを付けておくことができる

ラベル機能は、メールにラベルを貼る機能です(説明になっていない)。

Gmailは、メールをフォルダに格納するという思想には立っていません。Gmailの思想は、メールの整理はメールにラベルを貼ることによって行う、というものです。

メールをフォルダに格納することと、メールにラベルを貼ることの決定的な違いは、ラベルであれば、ひとつのメールに複数のラベルを貼ることができる、ということです。ですから、ラベルの作り方は、漏れがあっても、ダブりがあっても、全然問題ありません。

ラベルは、ユーザーが自由に作成することができます。

また、Gmailが用意した特殊なラベルとして、「スター」というラベルがあります。スターラベルは、キーボードショートカット「s」を押すだけで素早く貼ったり外したりすることが可能なラベルなため、使い方を工夫すれば、大変便利に使うことができます。

たとえば、何らかの対応をしなければいけないんだけれど、今は対応できないメールがあった場合、スターラベルを貼ってアーカイブすれば、受信トレイからそのメールを消しながら、そのメールの存在を忘れることはしない、ということが可能です。

(3) 検索によって、目的のメールを探し出すことができる

蓄えた膨大なメールの中から、検索によって、目的のメールを探し出すことができます。ですから、本当に気楽に、受信トレイのメールをアーカイブすることができます。

これまでの経験上、以下の5つの観点から検索をすれば、たいてい、目的のメールにたどり着くことができます。(個人的には、「差出人・受取人」による検索が便利です。誰とのやりとりなのかは、記憶に残りやすいですので。)

  1. キーワード(含む・含まない)
  2. 差出人・受取人
  3. 件名
  4. 時期
  5. ラベル

(検索窓右端の▼をクリックすれば、詳細検索画面が現れ、これらを指定することができます。)

もっとも、Gmailの検索は、若干もたつきます。この点が改善されると、もっと便利になるのになあと思っています。

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