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Googleカレンダー色分けのすすめと、色分けのために複数カレンダーを使うことのすすめ

1.Googleカレンダー色分けのすすめ

(1) スケジュール管理ツールは、スケジュールを視覚的に把握できることが大切

私がスケジュール管理ツールに求めるのは、スケジュールを視覚的に把握できる、ということです。

スケジュールは、いつ何をするかという時間軸の問題なので、本来は、目で見ることができません。しかし、目で見えないものを管理するのは、なかなか難しいです。そこで、スケジュール管理ツールを使うことで、スケジュールを視覚的に把握し、スケジュールを目で見ることができるようにしたいわけです。

カレンダーも手帳も、それを見れば、スケジュールを把握することができます。この意味で、カレンダーも手帳も、スケジュールを可視化するツールです。

しかし、可視化すると言っても、可視化の度合いにはいろいろあります。私が求めるのは、自分の忙しさや、自分が好ましい方向に進んでいるかなどを、ある程度視覚的に把握できるようなスケジュール管理です。

(2) スケジュールを視覚的に把握するには、色と二次元を使うのが有効

スケジュールを視覚的に把握するには、最低限、スケジュールを文字で書き出せばOKです。しかし、それ以上により多くの情報を視覚的に得ようと思えば、色と二次元を使うのが有効です。

二次元を使うのは、バーチカル表示です。バーチカル表示では、横軸に、1週間分の月、火、水、木、金、土、日という曜日・日付をとり、縦軸に朝から夜までの時間をとります。これによって、1週間分の自分の手持ち時間を、2次元で把握できます。色を使うのは、予定の色分けです。予定の性質に応じて、色のルールを決めれば、色あいによって、その週、その日の予定の傾向を把握することができます。

(3) Googleカレンダーなら、1週間バーチカル表示で、スケジュールを色分けできる

Googleカレンダーは、二次元と色によってスケジュールを視覚化するための、最適なツールです。

まず、Googleカレンダーには、デフォルトで、1週間バーチカル表示が用意されています。月曜日から日曜日までの、0時から24時までを、一望できます。

次に、Googleカレンダーは、予定に色をつけることができます。たくさんの色があるため、自分で色のルールを決めれば、それに沿った色分けをすることができます。

2.色分けのために複数カレンダーを使うことのすすめ

(1) Googleカレンダーを色分けする手段は、2つある

Googleカレンダーの予定を色分けする手段は、2つあります。

ひとつは、予定自体に色を設定する方法です。もうひとつは、複数のカレンダーを使い、カレンダーごとの色を設定する方法です。

(2) 2つの方法のメリット・デメリット

2つの方法には、メリットとデメリットがあります。

予定自体に色を設定する方法は、複数のカレンダーを作らなくても、色分けをすることができる、というメリットがあります。他方で、AndroidやiPhoneと予定を同期した場合に、アプリによっては、予定の色設定がうまく反映されない場合があります。

複数のカレンダーを使い、カレンダーごとの色を設定する方法は、どのカレンダーに登録する予定かを決めれば、自動的に色が決まるので、いちいち色の設定をする必要がありません。また、複数カレンダーに対応しているアプリなら、AndroidでもiPhoneでも、色がきちんと反映されます。他方で、スケジュールを登録するときに、登録先のカレンダーを選択する手間がかかります。また、カレンダーが複数あると、管理がちょっと面倒です(たとえば、iPhoneのカレンダーとの同期設定が面倒)。

(3) 複数カレンダーを使う方法がおすすめ

私は、複数カレンダーを使う方法を採用しています。理由はふたつあります。

ひとつめの理由は、複数カレンダーを使う方法なら、色分けのルールを固定しやすいことです。スケジュールの色分けは、スケジュールを登録するカレンダーを選択することによって行います。カレンダーごとに自分なりの意味づけを設定しておけば、色づけとスケジュールの意味づけが対応するため、ルールから外れた色分けをしてしまうリスクが減ります。

ふたつめの理由は、複数カレンダーにする方が、管理が便利、ということです。特に、スケジュールの表示・非表示をカレンダーごとに一括で切り替えることができることと、スケジュールを共有するか否かをカレンダーごとに一括でコントロールできることが大きいです。

3.まとめ

上手にスケジュールを管理するためには、スケジュールを視覚的に把握できるようにすることが大切です。

スケジュールを視覚的に把握するためには、Googleカレンダーが便利です。Googleカレンダーの週表示を使い、スケジュールに一定のルールによる色分けを施せば、かなりの程度、スケジュールを視覚的に把握できます。

スケジュールを一定のルールに従って色分けするには、Googleカレンダーに複数のカレンダーを作り、カレンダーごとに意味と色を決めておくのが有効です。

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