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Evernote×業務日誌 「関連するノート」で過去の経験を今に活かす

公開日: : Evernote

1.Evernoteを仕事に活用するなら、業務日誌がよい気がする

Evernoteを仕事に活用する方法を模索して、試行錯誤中です。

少し前から始めたのは、Evernoteに自分なりのマニュアルを蓄積する、ということです。

Evernote×仕事。Evernoteに自分なりのマニュアルを蓄積する

これも悪くないなと感じているのですが、Evernoteの力をもっと活かすことができる使い方を見つけました。それは、Evernoteで業務日誌をつける、ということです。

Evernoteで業務日誌をつけると、「関連するノート」によって、過去の経験を今に活かすことができます。

以下、Evernoteで業務日誌をつけるとどんなメリットがありうるかと、このメリットを最大化するためにどんなやり方で業務日誌をつけたらよいかについて、考えてみます。

2.Evernote×業務日誌のメリット=「関連するノート」で過去の経験が今に活きる

(1) 業務日誌とは

業務日誌とは、日々の業務について、どんな作業をしたかとか、どんな出来事が起きたかとかを淡々と記載した日誌です。職場から要求されることもありますが、ここで想定しているのは、個人的な記録としてつけるものです。

日記と業務日誌の違いは、厳密ではありません。強いて言えば、記録対象の違い(日記がプライベート、業務日誌が仕事)と、記載内容の違い(日記は行動記録+出来事+感想など、業務日誌は作業記録+出来事+考察・反省など)かなと思います。

(2) Evernoteで業務日誌をつけると、何がよいか

業務日誌と日記はかなり共通しますので、Evernoteで業務日誌をつけることのメリットは、多くの点で、Evernoteで日記をつけることのメリットと重なります。

Evernote×日記。書き続ける仕組み、リターンを大きくする工夫。

他方で、業務日誌だからこそ、より強くあらわれるメリットがあるように思います。それは、過去の経験が今に活きる、ということです。

(3) 「関連するノート」で過去の経験が今に活きる

Evernoteで業務日誌を書いていると、ノートエディタ欄の下の「関連するノート」欄に、3つのノートが表示されます。しばしば、そこに、過去に書いた業務日誌が表示されます。

多くの場合、「関連するノート」に表示された過去の業務日誌は、その日にやっている業務と似たような業務をした日の業務日誌です。たとえば、その日とおなじクライアントの仕事をした日の業務日誌、その日と同じサービスを利用した日の業務日誌、その日と同じような作業をした日の業務日誌、などです。

これら過去の業務日誌に、今とりくんでいることにとって、そのものずばりで役立つことが書いてあることは、まあ、ほとんどありません。でも、過去の業務日誌を見ることで、そのときの記憶がいろいろとよみがえることは、よくあることです。どんなことを感じたかとか、どの資料を参考にしたかとか、そのときにクライアントとどんな世間話をしたかとか、その日の昼ご飯に何を食べたか、とか。そして、こうして思い出した過去の記憶が、今の作業の助けになることは、けっこうよくあることです。

毎日の業務について、Evernoteに簡単なメモを残しておくだけで、その日の経験が、のちのち、役に立つかもしれません。これが、Evernoteで業務日誌をつけることの大きなメリットではないかと思います。

3.Evernote×業務日誌のやり方

Evernoteで業務日誌をつけることのメリットが、「関連するノート」で過去の経験が今に活きることにあるのだとすれば、このメリットを最大化することを意識して、Evernoteで業務日誌をつけるとよいのではないかと思います。どんなことに気をつけるとよいかについて、いくつか考えてみます。

(1) 失敗したときは、できるかぎり詳しく書く

自分自身が失敗した経験は、かなり役に立つ過去の経験です。失敗した経験を今後に活かすために、何かを失敗したら、そのことを、できるかぎり詳しく、Evernoteの業務日誌に書いておくとよいです。

  • どんな失敗だったのか
  • 失敗の原因は何か
  • 失敗の結果として、どんな影響が生じたか
  • 失敗から生じた影響を解決するために、どんなことをしたか
  • 避けられた失敗なのか、織り込み済みの失敗なのか
  • 避けられた失敗なら、繰り返さないために何が必要なのか

などについて、淡々とメモしておくと、いつか役に立ちます。

私自身、このような失敗したことの記録に助けられたことがありました。

(2) 役に立ったことの源のことを書く

自分が何かをしたとしても、自分がすでに身につけていたものだけで間に合ったことは、通常、まれです。本やインターネットなどで資料を調べたり、手順書のようなものを参考にしたり、書式を使ったり、人に教えてもらったり、いろんなところから役に立つ何かをいただくことで、その何かを達

成したのではないかと思います。

業務日誌に、この役に立ったことをメモしておくと、あとから役に立ちそうです。

他方で、役に立ったことの内容は、かなり膨大で、全部を業務日誌に記録しようとすると、時間もかかりますし、業務日誌が肥大化します。

そこで、役に立ったことの源をメモしておくのがよいのではないかと思います。本から得た情報なら、どの本のどこに書いてあったのか、手順書や書式なら、その手順書や書式がどこにあったのか、人に教えてもらったなら、誰から教えてもらったのか。これらの源をメモしておけば、再度それらの助けを受けたくなったときに、比較的簡単にそこまでアクセスできます。

(3) 今日、これからすることについて、業務日誌を書いてみる

これまでの2つは、今後のために何を書いておくか、という観点でしたが、過去の経験を今に活かす、というための工夫も大切です。

私は、「関連するノート」を表示させるために、今日、これからすることについて、業務日誌を書いてみる、ということをしています。

業務日誌は、通常、その日にしたことを書くものです。でも、これだと、過去の業務日誌を「関連するノート」によって目にするのは、その日が終わってからです。せっかくの過去の経験を活かすチャンスが減ってしまいます。

これに対して、今日、これからすることについて、簡単に業務日誌を書き始めてみると、その段階で、「関連するノート」によって、過去の業務日誌が表示されます。今日、これからすることと関連する過去の業務日誌を見てから、今日これからすることに取りかかれば、過去の経験を今に活かすチャンスが増えます。

私は、毎朝その日のやることを確認した段階で、Evernoteを開いてその日の業務日誌を書き始めてみる、ということをやっているのですが、これはなかなかよい習慣だと思っています。

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