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WorkFlowyに書き込んだ内容を自動的にEvernoteに蓄積し続ける仕組み(差分メール転送とRSS&IFTTT)

公開日: : Evernote, WorkFlowy

1.フローのWorkFlowy、ストック&アーカイブのEvernote

たとえばブログなどに文章をアウトプットするためには、自分専用の個人的な「大量の書きかけの文章群全体を管理する仕組み」を作ると、とても便利です。

Evernoteやアウトライナーで文章を書くことで、大量の書きかけの文章群全体を管理する仕組みを作る

アウトライナーによる「大量の書きかけの文章群全体を管理する仕組み」について感じていること

今、私は、WorkFlowyを「大量の書きかけの文章群全体を管理する仕組み」として使っています。これに対して、すこし前まで、私にとっての「大量の書きかけの文章群全体を管理する仕組み」は、Evernoteでした。

なぜ、「書く」ワークスペースとして、Evernoteを使うのか?

ということは、今の私にとって、Evernoteは、文章を書く上で、なんの役割も果たしていないのでしょうか。

そんなことはありません。WorkFlowyが「大量の書きかけの文章群全体を管理する仕組み」として大活躍してくれるようになった現時点でも、Evernoteは、私が文章を書く上で、大きな役割を果たしてくれています。

では、今の私にとって、WorkFlowyとEvernoteとは、文章を書くことについての役割を、どのように分担しているのでしょうか。

若干単純化していますが、フロー・ストック・アーカイブという視点で見るとわかりやすいです。フローがWorkFlowy、ストックとアーカイブがEvernoteです。

フロー、ストック、アーカイブ。Evernote情報処理システムに収納する情報の分類。

文章を書くのは、WorkFlowyです。だからフローはWorkFlowy。文章に育っていない思考の断片メモから、最終的にひとつの文章のかたちにまとまるまでのすべてのプロセスを、WorkFlowyが担っています。

これに対して、まとまった文章に書き上がったあとをカバーするのは、主にEvernote。あとから再利用することを見越して整理して保存するのも、済みとして倉庫(のようなところ)に放り込んでおくように保存するのも、Evernote。整理して保存がストックで、倉庫にどさっと保存がアーカイブなので、ストックとアーカイブはEvernoteです。

WorkFlowyで文章を書き上げて、書き上げた文章はEvernoteにストックまたはアーカイブというのが、今の大きな流れです。

2.フローのWorkFlowyからストック&アーカイブのEvernoteに文章を流す仕組み

この役割分担を前提に、次に考えたいのは、フローのWorkFlowyとストック&アーカイブのEvernoteをどうつなぐか、です。

文章を書くフローを担うのはWorkFlowyなので、なんの仕組みも作らなければ、すべての文章はWorkFlowyの中に溜まります。Evernoteには流れていきません。そこで、フローのWorkFlowyからストック&アーカイブのEvernoteに文章を流す仕組みを作る必要があります。

この仕組みとして、今の私が取り入れているのは、大きく分けると、次の2つです。いずれも私が何かをする必要のない、自動的な仕組みです。

(1) WorkFlowyからの差分メールをGmailで受信し、フィルタによって、Evernoteに自動転送する

ひとつめの仕組みは、WorkFlowyからの差分メールをGmailで受信して、Gmailのフィルタによって、Evernote投稿用メールアドレスに自動転送する、というものです。

a.WorkFlowyの1日分の差分メール機能

WorkFlowyは、1日の差分をメールで送信する機能を持っています。設定は、「Settings」メニューから「Send email summaries of changes to my account」にチェックマークを入れるだけです。

この機能を使うと、日本時間で毎朝7時ころ、WorkFlowyから、「Your history …」というタイトルの、「The following changed in your account yesterday:」で始まるメールが届きます。

このメールの中には、前日のメール送信時から当日のメール送信時までの間に自分がWorkFlowyのアウトラインに加えた変更が記載されています。

b.Evernoteにすべての差分メールを自動的に蓄積する

WorkFlowyからの差分メールには、1日分のすべての変更点が記載されています。そこで、WorkFlowyの差分メールを全部そろえれば、理屈でいえば、この情報から、今日現在のWorkFlowyを復元することだって可能です(実際はすごく面倒だと思いますが)。

そこで、WorkFlowyからの差分メールをすべてEvernoteに蓄積する仕組みを作れば、これが、WorkFlowyからEvernoteへ情報を流す仕組みのひとつになります。

このために使える機能は、メール転送です。WorkFlowyからのメールをGmailで受信し、Gmailのフィルタによって、Evernote投稿用メールアドレスに自動転送をかけることによって、WorkFlowyの差分メールを、自動的にEvernoteに蓄積し続けることができます。

(2) ブログエントリのRSSをIFTTTでEvernoteに取り込む

ふたつめの仕組みは、このブログに投稿した文章をEvernoteに流す仕組みです。

a.「ずっと完成しないで変化し続ける有機体」と「暫定的な作品群を公開する場所」

私がWorkFlowyで書いている文章はいろいろですが、このブログのための文章が、かなり大きな割合を占めます。そして、私は、WorkFlowyで書いている大量の書きかけの文章群全体と完成したエントリを公開するブログとの関係を、私は、「ずっと完成しないで変化し続ける有機体」と「暫定的な作品群を公開する場所」として把握しています。

ブログエントリとして公開することを視野に入れてWorkFlowyに文章を書き続け、WorkFlowyの中である程度まとまってきたら、公開できる形に整えて「単純作業に心を込めて」に公開する、という流れです。

ずっと完成しないで変化し続ける有機体から、暫定的な作品群を切り取るためのハサミ

ということは、WorkFlowyで書いている大量の文章の中で、ある程度公開できる形にまとまった文章の多くは、この「単純作業に心を込めて」のエントリとして公開される、ということです。であれば、ブログのエントリをEvernoteに蓄積すれば、WorkFlowy→ブログ→Evernoteという道筋で、フローのWorkFlowyからストック&アーカイブのEvernoteへの道筋ができます。

b.ブログ→EvernoteのためのRSS&IFTTT

と、ここまで考えたら、「単純作業に心を込めて」のエントリとして公開した文章については、特別な仕組みを作る必要がないことに気づきました。

というのも、「単純作業に心を込めて」のエントリについては、全文RSSをIFTTTによってEvernoteに蓄積する仕組みを用意してあるためです。

ということで、WorkFlowyで書きあげた文章のうち、「単純作業に心を込めて」のエントリとして公開した文章については、WorkFlowy→ブログ→Evernoteという道筋を通って、自動的にEvernoteに蓄積されます。

3.WorkFlowyとEvernoteの役割分担と仕組みを問い直す

このエントリでは、文章を書くことについて大きな役割を果たしている2つのツール、WorkFlowyとEvernoteの役割分担を考えました。

まず、役割分担は、フローがWorkFlowy、ストック&アーカイブがEvernoteです。

そして、フローのWorkFlowyからストック&アーカイブのEvernoteへと文章の情報を自動的に流すために、WorkFlowyの差分メールをGmailで転送することと、WorkFlowyで書いた文章を公開したブログのRSSをIFTTTで取得してEvernoteに蓄積することという2つの仕組みを作っています。

この役割分担と仕組みは、それなりにうまく機能していますので、特に不満はありません。でも、たとえばブログにスクリーンショットを入れるときの作業フローなど、この役割分担と仕組みそのままではうまくいかないケースも存在します。

そこで、今後の課題は、WorkFlowyとEvernoteの役割分担と仕組みを組み立て直すことです。

WorkFlowyとEvernoteは、私の個人的な知的生産システムの2大エースです。両者の間に相乗効果を生み出す仕組みを、ワクワクしながらいろいろ試行錯誤したいと思います。これが、自分個人のための知的生産に関する「ハイブリッド・システム」を育て続けることにつながっているはずです。

自分個人のための知的生産システムを改善し続ける。「ハイブリッド」シリーズ(倉下忠憲)から受け取った「ハイブリッド・システム」というコンセプト。

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    彩郎 @irodraw 
    子育てに没頭中のワーキングパパです。1980年代生まれ、愛知県在住。 好きなことは、子育て、読書、ブログ、家事、デジタルツールいじり。
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