Gmailを使う(2) 受信箱を空にすることを中心に据えた運用ルール
1.はじめに
私は、基本的にはすべてのメールを、Gmailで送受信しています。(spモードメールだけはspモードメールで送受信することができないので、定期的にGmailにバックアップしています。)すべてのメールをGmailに集約しているため、Gmailに来たメールをすべて処理(返信・転送・保存等)すれば、メールに関するすべての処理が終わります。
Gmailは、ワンクリックでメールをアーカイブできることと、すべてのメールを保存しておける容量、そして優れた検索性能によって、メール処理を効率的に行うためにも、優れています。しかし、Gmailの力を発揮するためには、運用ルールを決めておくことが大切です。
以下、私の運用ルールをまとめます。
2.シンプルな3つのルール
私の運用ルールは、以下の3点です。
- 受信トレイは、空の状態が基本
- スターと下書きを活用する
- スマートフォンでできる限りのことをする
(1)受信トレイは、空の状態が基本
Gmailのもっともすばらしい機能は、一瞬にしてメールをアーカイブできることではないかと思います。この機能を利用し、受信トレイに届いたすべてのメールをすぐにアーカイブし、受信トレイから消し去ります。こうして、受信トレイの基本状態を、メールが1通もない状態にします。
メールをアーカイブするには、そのメールに対して、何らかの処理をする必要があります。
まず、確認するだけでよいメールは、すぐに内容を確認し、アーカイブします。
次に、何らかの行動を求められるメールは、すぐに何らかの行動をとって、アーカイブします。
何らかの行動としては、以下のとおりです。
- 返信が必要なメールは、返信を書きはじめます。
- その場で返信できるメールには、すぐに返信します。
- 返信するために何らかの行動が必要な場合、それがすぐにできる行動なら、すぐその行動を完了させ、返信します。
- すぐには返信できないメール(何らかの確認が必要な場合など)は、書けるところまで返信メールを作成し、下書きに保存して、アーカイブします。
- メールから新しいスケジュールが生じた場合は、すぐにGoogleカレンダーにスケジュールを追加します。
- メールから新しいタスクが生じた場合は、すぐにToodledoにタスクを追加します。
こうして、受信トレイにメールをためないようにします。
受信トレイの基本状態をメールが1通もない状態にしておけば、受信トレイに入ってきたメールをうっかり見逃すことはありません。新しく届いたメールが重要かそうでないかの判断を即下すことができるため、新しく届いたメールの処理もすばやくできます。
(2)スターと下書きを活用する
受信トレイに届くメールの中には、アーカイブするために何らかの行動が必要だけれど、その場で完了することができないというメールがあります。
このようなメールを、その何らかの行動が終わるまで受信トレイに放置しておくと、受信トレイはあっという間にメールであふれます。
この対策として、スタート下書きを活用することが考えられます。
a.スターの活用
何らかの行動が必要だけれど、今すぐにはできないというメールには、スターを付けて、アーカイブしてしまいます。
毎日どこかの区切りのタイミングで(出社時、昼休み、帰社時等)、「スター付き」を確認することを習慣にすれば、とりえあず受信トレイからメールをなくすことができます。
b.下書きの活用
最終的には返信が必要だけれど、返信するためには何らかの行動が必要なメールは、とりあえず返信メールを書き始めてしまうのがよいと思います。そうすれば、下書きに書きかけの返信メールが入ります。この状態で、当該メールをアーカイブしてしまえば、受信トレイからは消すことができます。
下書きを、今後返信が必要なメールのToDoリストにするような使い方です。
(3)スマートフォンでできる限りのことをする
Gmailは、スマートフォンとの連携も十分です。Androidなら、端末に登録したGoogleアカウントのGmailは、特別な設定をしなくても、すぐに使うことができます。iOSなら、Gmailというアプリをインストールするなどによって、Gmailを快適に使うことができます。
確認するだけでよいメールをアーカイブしたり、メールで通知されたスケジュールやタスクをGoogleカレンダーやToodledoに追記したり、ちょっとした返信をさくっと送ったり、スマートフォンでかなりのことを片付けることができます。
ただし、Android版のGmailは、プレーンテキスト形式でのメール作成ができません。選択なしに、強制的にHTML形式になってしまいます。AndroidのGmailアプリに対しては、この点が唯一の不満です。(なんでこんな仕様なのか、心底謎です。)
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