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【Toodledo×IFTTT×Evernote】Toodledoの完了タスク情報を、Evernoteに蓄積し、タグで管理する

公開日: : Evernote

1.Toodledo→[IFTTT]→Evernote

私は、Toodledoを中心に、個人的なタスク管理システムを組み立てています。

Toodledoで人生が変わったサラリーマンの、Toodledo運用例・全部入り(2014.2段階)

私は、Toodledoには、おおむね、満足しています。でも、完了タスク情報から価値を生み出す点については、(GoogleカレンダーやGmailと比較して、)Toodledoはちょっと弱いのではないかと感じています。私は、個人的なタスク管理システムの重要な役割のひとつは、完了タスクから価値を生み出すことだと思っていますので、この点で、Toodledoに対しては、課題を感じていました。

Toodledoの完了タスクの情報から、価値を掘り出す・ログとしての価値とマニュアルとしての価値

そこで、私は、この点を、IFTTTとEvernoteによって補完することにしました。つまり、IFTTTを使って、Toodledoの完了タスク情報を、自動的にEvernoteに蓄積することによって、Evernoteの中から、完了タスク情報の価値を掘り出すことにしたわけです。

Image(42)

この意味で、IFTTTとEvernoteは、Toodledoと同じくらい大切な、私の個人的なタスク管理システムの構成要素です。私のタスク管理システムは、Toodledoで未了タスクを管理し、Evernoteで完了タスクを管理する、というものです。

2.「ひとつのToodledoタスクを完了させるごとに、ひとつのEvernoteノートを作る」レシピ

(1) Toodledoでひとつのタスクを完了させるごとに、ひとつのEvernoteノートを作る、という方法を採用した理由

Toodledoの完了タスクをIFTTTでEvernoteに蓄積しようと思い立ったとき、私が最初に考えたのは、どの単位でEvernoteノートを作るとよいだろうか、ということでした。

選択肢は、大きく分けてふたつです。

第1に、Toodledoでひとつのタスクを完了させるごとに、ひとつのEvernoteノートを作る、という方法です。

第2に、何らかの基準によって複数の完了タスクをまとめて、複数の完了タスクに対してひとつのEvernoteノートを作る、という方法です。

これまで私が採用していた方法は、第2の方法でした。1日1ノートという単位でまとめて、Evernoteに蓄積する方法です。

Evernote×タスク管理(3) これが決定版!Toodledoの完了タスクを1日1ノートでEvernoteに蓄積する方法

第2の方法を採用した理由は、第1の方法(ひとつのToodledoタスクを完了させるごとに、ひとつのEvernoteノートを作る方法)を採用すると、ノートの数が増えすぎて、問題が生じるのではないかと思っていたためです。具体的には、同期に時間がかかるということと、よく使う重要なノートが紛れてしまうということを危惧していました。

しかし、最近、この2つの心配は、杞憂だということに気づきました。

まず、最近のEvernoteは、かなり同期速度が速いです。テキスト情報のみのノートの数がいくら増えても、それによって同期速度が目に見えて低下することは、ありません。

次に、先日、私は、「フロー・ストック・アーカイブ」という分類でEvernoteを整理することにしました。この分類を採用すれば、アーカイブにどれだけたくさんのノートが増えても、フローに分類されるノートは影響を受けません。

【Evernoteを整理する】ノートブックを、フロー・ストック・アーカイブのスタックにまとめる

そこで、私は、最近、「ひとつのToodledoタスクを完了させるごとに、ひとつのEvernoteノートを作る」という方法を始めました。

(2) レシピの紹介

a.レシピの共有

追加したのは、このレシピです。共有します。

IFTTT Recipe: Toodledoの完了タスクを、Evernoteへ蓄積するレシピ。1タスクにつき1ノート(タイトル「【Folder】タスク名」、タグ「Folder」&「完了日」) connects toodledo to evernote

b.概要

Image(39)

TriggerはToodledoの「Any task completed」、ActionがEvernoteの「Create a note」です。

設定項目は、Evernoteにどんなノートを作るか、だけです。どんなノートを作ってもよいと思うのですが、私は、こんな感じにしました。

Image(40)

c.Evernoteのノートブックとタグ

Image(43)

ノートブックは、専用のノートブックにしました。何でもよいと思うのですが、とりあえず、デフォルトのまま「IFTTT Toodledo」にしておきました。このノートブックに、このレシピで作るすべての完了タスクノートを集めます。

では、どのように分類するか。基本的には、タグを使うことを想定しています。つまり、「Folder」のタグを自動でつけることにします。こうしておけば、Evernote内で、Folder名のタグによって検索すれば、Toodledoの特定のFolderのみに属していた完了タスクだけを拾い出すことができます。

(なお、ついでに、CompletedAt(完了日)のタグもつけておきました。ただし、完了日のタグは、なぜか、Evernote上では、年のタグと、月日のタグに分離してしまいます。)

d.Evernoteノートのタイトル

Image(41)

Evernoteノートのタイトルは、「【Folder】Title」という形式にしました。つまり、「【ToodledoのFolder名】Toodledoのタスク名」という形式です。

先頭に【Folder】をつけたのは、Evernote内で、ノートをタイトルで並び替えることによって、きれいに並ぶんじゃないかなと考えたためです。

e.Evernoteノートの本文

Image(44)

  • 1行目にタスクのタイトルを、
  • 2行目にタスクのメモを、
  • 3行目から、Folder、Priority、Tags、締切り日を、
  • 最終行に完了日を書きました。

私にとってのポイントは、何をいつやったか、なので、1,2行目にタスクのタイトルとメモを記載し、最後に完了日を書くことは必須でした。残りは、なくてもよいかなと思いましたが、まあ、一応。

3.まとめ

Toodledoの完了タスク情報から価値を掘り出すためには、IFTTTによって、完了タスク情報を自動的にEvernoteに蓄積するのがおすすめです。私の個人的タスク管理システムは、未了タスクの管理をToodledoが担い、完了タスク情報からの価値掘り出しをEvernoteが担い、その間をIFTTTがつなぐ、というものです。

Toodledoで1つのタスクを完了させるごとに、Evernoteに1つのノートを作るのも、Evernoteの使い方によっては、ありです。

その一例が、こちらのレシピです。

IFTTT Recipe: Toodledoの完了タスクを、Evernoteへ蓄積するレシピ。1タスクにつき1ノート(タイトル「【Folder】タスク名」、タグ「Folder」&「完了日」) connects toodledo to evernote

このレシピの考え方は、Toodledoの完了タスクを1タスク1ノートでEvernote(のひとつのノートブック)に集め、Evernote内の分類は自動で付与するタグによって行う、というものです。

よろしければ、お試し下さい。

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